新时期企业档案管理问题及对策分析王迎春

新时期企业档案管理问题及对策分析王迎春

王迎春

山东永胜建设集团有限公司

摘要：社会的不断进步以及经济的迅速发展背景下，人力资源对企业在市场中的生存成长就有着积极作用。企业的人力资源管理过程中的人事档案管理就是比较重要的管理内容，这是对企业人员的客观面貌以及工作状态等进行了实际记录，也是对员工进行绩效考核以及提升工资待遇的一个重要凭证。所以加强企业人事档案的管理理论研究，对提升管理水平就比较重要。

关键词：企业档案；管理问题；分析研究

一、企业档案管理的现状

我国的企业人事档案管理实行集中统一和分级负责的管理体制，有一定规模、配备专职档案管理员、有专门档案室且经人事档案管理部门审批同意的企业，可以自行保管人事档案；不具备人事档案保管资格的企业，人事档案由劳动人事部门管理。随着市场经济的发展和外商企业的进入，我国企业人事档案也发生了一些变化，人事档案托管与自存相互并存的双轨制管理体制基本形成。

从我国企业人事档案管理取得的成绩看，体现在：首先，人事档案管理系统初具规模。全国各级组织、人事部门都设有人事档案管理机构，地方各级组织、人事部门是档案管理的主要机构，专职或兼职的档案管理人员比较稳定。其次，完善了人事档案管理制度。《档案法》及其实施办法的颁布，干部档案工作条例、工作细则等的发布，《企业职工档案管理工作规定》的颁布等，为企业的人事档案管理提供了制度保障，推动了企业人事档案管理的科学化和规范化。再次，人事档案业务得到拓展，专职档案管理人员不断增多。一些人事档案管理业务已经达到规范化要求，人事档案材料的收集更加全面。专职人事档案管理员增多，兼职管理人员减少，档案管理员的业务水平和政治素质得到提高。

二、企业人事档案管理的问题和问题成因分析

1.企业人事档案管理的问题分析。企业人事档案的管理过程中，由于诸多因素的影响所以还有着诸多问题，主要体现在对人事档案管理的工作没有充分重视。在受到以往的观念影响，所以在档案的管理认识上还没有充分，认为档案管理就是静止简单化的工作。这就造成了在管理中的档案内容没有得到完整化，信息材料也没有全面化的呈现，从而就对企业的人事部门管理工作开展有着很大的阻碍。专职管理人员的裁减以及一岗多职和业务素质不高等都造成了档案管理的问题复杂性，在管理的难度上有着增加。再者，人事档案的管理过程中档案材料的质量比较差，主要体现在材料的不齐全以及存在着缺漏的现象，对管理人员的培训和职称的晋升等材料的收集工作没有得到重视。档案材料的用纸规格不符合要求，以及在书写上没有得到规范化，以及手续也没有得到完备。再有是在档案的内容上没有得到真实性的呈现，这些问题就对人事档案的管理质量大大的降低，对档案的管理难度也有了相应增加。

另外，对人事档案管理的模式是封闭型的，在人事档案的来源上就相对比较单一化。随着时代的发展，这一档案管理模式就愈来愈不能适应管理的要求，加上现代化企业员工的层次多样性的发展，就对企业员工的发展和多样性的发展有着诸多的不适应。还有是企业的人事档案管理过程中，对档案的保密性有着强调，这就造成了档案的利用价值大幅下降。

最后，企业人事档案管理过程中，管理人员自身的素质还有待提升，良好综合素质以及业务能力的管理人员是将档案管理工作做好的重要保障，但由于档案管理专业是冷门专业，所以在专业化的档案管理人员的系统化管理的能力水平就有待提升。加上当前的信息化技术的发展应用，对档案管理人员的信息技术操作要求也有了相应提升，一些管理人员在技术操作上还不能够熟练化，造成了档案管理的水平不高。

2.企业人事档案管理的问题成因分析。企业的人事档案管理的问题出现是多方面因素造成的，主要是在专业化管理的意识上不强，没有将人事档案管理作为严肃的工作来看待。还有是一些企业的管理者对人事档案的管理不重视，没有起到良好的带头作用，所以就不能将人事档案的管理水平得到有效提升。

三、解决当前企业档案管理问题的对策

1.增强档案管理意识

首先，要提高企业对档案工作重要性的认识。档案管理工作应当是企业的一项经常性、基础性的工作，必须常抓不懈，要做到定期研究、分析和检查；其次，要增强档案管理参与者的责任感。档案主管部门要和企业领导保持经常性的联系，将档案管理工作中遇到的困难及时向领导汇报，相关领导要增强对档案管理重要性的认识，要保证企业档案管理的必要的资金支持，为档案管理人员提供学习档案法律法规、提高业务水平的机会；最后，要做好档案管理工作的宣传。要重点加大对档案促效益的典型案例的社会宣传，端正广大职工对档案管理工作的认识，让他们都能认识到档案管理工作的重要性，都来支持档案管理工作，从而为档案管事业创造一个有利的发展环境。

2.科学管理，增加档案管理的现代化元素

首先，对档案整理工作进行规范实施。严格执行档案工作相关的管理标准和技术标准，按照新的管理要求进行档案的分类和编目。组卷工作要做到合理，案卷文件要排列有序，案卷标题要简明，保管期限要准确标明，案卷的装订要结实美观；其次，各门类和载体的档案要做到集中统一管理，以便保管和利用档案，要积极改善档案库房的保管条件，实行档案库房、办公用房和阅档室的“三分开”，要定期地、经常性地对档案工作进行检查，以便及时发现问题和解决问题；最后，要利用信息和网络技术来提高档案管理的水平。档案部门要加快数字化和网络化的步伐，将电子文件归档和馆藏档案数字化科学地结合起来，最终实现档案材料的信息化存储，不断提高档案管理的信息化水平。

3.加强档案管理的队伍建设

档案管理人才的队伍建设是做好档案工作的根本。要给专、兼职档案人员提供教育培训的机会，提高他们档案管理的专业水平，可以通过专家讲座、档案知识培训、竞赛、观摩和经验交流等方式来实施。通过不定期的、有针对性的培训，使档案人员对档案管理工作的相关法律法规及各门类的档案管理要求等有一个正确的理解和掌握。通过一系列的培训和学习，企业档案人员的管理能力就会得到很大的提高，才能保证档案管理的人员各项材料归档工作符合标准和质量要求，做到文件的归档科学、准确和完整，为企业的未来发展提供有价值的参考。

4.更新观念，强化服务意识

要真正从思想上把现代化、网络化建设重视起来，采用现代信息技术，拓展服务工作的范围和深度。一是企业要积极应用档案管理软件系统，实现档案管理现代化，为档案信息服务奠定基础。二是牢固树立档案利用是为企业发展服务的观念，要紧扣企业的中心工作，围绕企业经济建设服务。三是建立主动服务机制，加强档案编研工作，为领导决策提供依据。在编写大事记、组织机构沿革、文件汇编等编研材料的同时主动了解工作动态，调查档案利用需求，深层次、全方位地开发档案信息资源，为企业的各项工作提供更好的服务。

参考文献

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[4]张皓莹.新时期电力企业档案管理工作的思考[J].江苏商论，2012（15）：191-192.