二维码在会计档案中的应用研究

二维码在会计档案中的应用研究

张洪俊

青州市非税收入管理局山东青州262500

【摘要】信息化的全面发展一定程度推动了大时代的来临，会计档案也迎来了一全新的发展时期。本文针对会计档案，通过对其科学定义，提出了档案的特点功能，并讨论了二维码的应用表现和策略。

【关键词】二维码；会计档案；应用

我国信息数据化技术发生了日新月异的改变，这种全新的方式也推动了各个行业改革与创新内部机制，其中获得最大益处的就是会计档案管理。通过积极应用二维码技术已经不断更新了管理方式，凭借其较高的安全性能，较低的存储空间，顺利转化了纸质档案，并形成便捷式的电子档案，一定程度提高了档案管理效率，节省了操作成本。因此，对其研究具有一定的现实意义。

一、会计档案定义

会计档案包括各种专业化的会计核算材料，是人们了解账簿与财务报告等的凭证。记载这部分材料需要一定的历史背景，其也是结合历史情况延续产生的规则，并且是不同历史阶段内为调整规则有关人员所付出的成果。这也是现代人与后人对财政经济、历史与发展进行研究的重要根据。借助于货币计量的统一单位归纳整理报表，随着时间的推移不断改进其规范性，利用相同的格式存储档案，并体现企事业单位在一定阶段内为了达到某一目标而实施的经济活动，以及对这部分活动产生的财务情况出具有关的文件报告。

二、会计档案的特点与功能

（一）特点

第一，专业特点：其绝不是独立存在的经济活动，而是密切联系着企业的经营活动与财务情况，是业务综合发展过程中的重要产物，密切结合会计行为逐步发展形成的，关系异常紧密。第二，广泛应用特点：我国有关规定已经提出明确要求，只要单位独立进行核算的都可以产生档案。第三，严密特点：档案在整体产生过程中表现出严谨性，主要是根据管理标准逐步建立的，这个过程十分严密，各个环节必须联系，互相紧扣，直接体现出活动的重要轨迹，也是无法缺少的财务内容。第四，形式多样性：会计工作特点决定了档案的各种形式。其中划分为订本、活页和卡片式账簿形式。财务报告包括了文字、表格、数据进一步产生的通过计算机设备打印形成的报表等。在不同的行业领域内也会产生不同的凭证，并且长短不同。这一多样化特点，在整理与保存过程中无法照搬其他档案形式，必须联系实际情况进行保存。

（二）功能

国家在经济建设发展过程中无法脱离社会上的小型企业，尤其是监管宏观经济的过程中，迫切需要具有较强真实性的数据信息。记录档案绝不是一蹴而就的，其主要是结合历史留下的相关规则，并且科学调整不同历史发展阶段内的规则进一步产生相对的结果。人们对其价值给予高度关注，并且提出预算的重要意义，通过采取合理的计量方法整理总结其前瞻性^[1]。

三、应用表现

对于会计档案来讲，其不仅能够改变其载体模式，还可以适当改变其内容。利用二维码取代电子发票的存储功能，简单保存有关电子发票的信息，通过这个特点还能够提升查询的便捷性。

（一）整理中应用

在整理档案立卷中，可以在记账凭证后方另外附上统一记录二维码的纸张，而不是在后面附上发票。如此减少了贴票环节，便于整理档案^[2]。在其中标记有关信息能够提高利用水平。

（二）装订中应用

纸质形式档案中会存在大小长短不一的发票类型，同时其颜色、薄厚也各不相同。当全部使用后，可以采取等同于凭证纸张打印发票，有效减轻了装订档案工作的繁琐程度，并且大多数纸张也可以印制若干个二维码。由于其成本相对不高，一定程度节省了人力物力。

（三）存储中应用

国家公布的有关电子发票系统技术规定提出借助发票系统向税务单位及时传递明细数据，并顺利存储至电子底账库，充分保证了替代二维发票的归档工作。大规模应用二维码，更加凸显安全性，还可以利用加密方法保证安全，同时缩小了存储档案的空间。

四、应用建议

（一）准确对应

通常情况下采取两种方式对电子发票核对与归档，一种是要求报销对象提供发票归档，之后财务人员对二维码进行截留；另一种是报销对象同时出具发票归档，相关人员对其是否对应进行检查。很明显，第二种方法完整保存了档案，不仅操作清晰，还节省了操作时间^[3]。

（二）规范的操作标准

在装订档案时必须根据有关的标准与要求，因此打印操作中也需要选择整体一致的纸张。若需要将若干个二维码打印在同一张纸上，则需要对其认真排列，可以根据时间排列，还可以结合实际数量实施分类处理，再根据时间进行排列。通过规范化的操作，保证了档案的整齐性。若需要折叠保管档案，则需要仔细检查纸张，避免折叠重要信息。

（三）使用专用扫描设备

在从前的操作经验中，一般采取移动终端的扫一扫功能就可以对各种二维码有效识别，但是这种方式存在较大的风险。包括了很多重要信息，通常都体现出高度隐秘性，因此仅允许采取专用设备进行扫描识别，只有这样才可以获得相关的信息。避免发生个人设备识别的现象，保证信息安全。

（四）推动电子化发展

在大量的识别与管理信息中，这种操作难度最低、应用十分普遍，因此为电子化管理档案创造了机遇。在这之前，虽然在管理电子档案中应用具有一定的可行性，但需要占用较大的存储量，这也是需要不断深入研究的问题，对实现数字化管理档案的目标造成较大的影响。但若能成功解决这一问题，也可以推动电子档案管理的发展

^[4]。

在提升会计档案安全水平中二维码发挥了重要作用，相应也增加了查找利用档案的难度。在其逐步取代电子发票的过程中，应具备一定的支持标准，并辅以有关设备。随着社会的发展，必将不断提升安全水平，有关单位也会推动其发展。由于不断扩大的存储量，相应也在其他部分的档案归档中应用。

参考文献：

[1]张文.二维码技术在档案管理中的应用[J].黑龙江档案.2015（6）:63.

[2]牛雪梅.论会计档案电子化的创新管理[J].经营管理者.2015（3）:304.

【作者简介】张洪俊（1964.6），男，汉族，山东青州，青州市非税收入管理局，大专学历。