系统论在档案管理中的应用

系统论在档案管理中的应用

姜玉辉

姜玉辉（黑龙江省富裕牧场劳资科，黑龙江富裕161200）

摘要：系统论在人类生活和生产过程中所关注的重点模式，是研究和探讨的重点，更是对各种生产规律和结构形式进行有规律、有目的分析和应用的主要措施。在档案管理中为加强工作管理、提高工作效率为档案工作者奠定科学理论依据和指导观点的主要措施，系统论在档案工作中是确保档案工作时限科学化发展的重要工具。档案管理工作本身作为一项系统工作，系统论的应用逐步广泛。本文针对系统论在档案管理工作中的实际特点分析，介绍了应用模式和方法。

关键词：系统论；档案管理；整体性；相关性；目的性

人类是自然界中的一部分，自然界作为宇宙运行中的关键，这一切在工作中都是以一种系统的规则运转。在当前环境适应性就是我们所称之为的系统，是有各种相互作用和以来而组成和合并的整体性和具有着相关链接和联系因素的有机体。系统论认为复杂事物功能远大于某组成因果链中各环节的简单总和，一个系统在运行中能够保证动态的工作模式、决定和局部之间的紧密合作，并能够与整体之间的依赖性和能量转换合理运行。系统论重点强调局部和整体之间的相关性能和目的性，并且能将其中的各种不足和制约因素综合分配。

1整体性

档案管理是一项系统工作。在工作中需要通过系统管理来实现整体性是保证系统方法应用的基本出发点和前提。是将整个整体作为研究对象，通过整体运行工作中所散发出的相关因素综合分析，认为世界上各种对象、事件、过程都不是杂乱无章的偶然的堆积，而是在运行和工作中是由各个相关的要素而组成的具有一定联系的有机整体。它可以根据需要和可能为系统定量地确定出最优目标，并能够应用先进技术手段和处理方式将整个系统进行分段的处理和逐步管理模式，使得各个部分的服务功能和目标能够达到最佳效果。

2相关性

档案管理是社会活动的本质要求，在工作的时候需要应用相关工具来推动档案管理工作的各个因素和管理方式。是处于比它更高一层次的系统之中，如果在机关档案管理系统中，是结合机关行政系统和档案部门有机组合的形式。科研挡案系统是科研系统的构成要素，国家通过对档案系统的管理来增加相关文件的安全性，档案系统是社会各个系统中不可缺少的组成部分，在各个企业和单位发展中都具有着自己独特的管理措施和管理模式。并且是针对结构功能和系统功能综合分析应用。档案管理工作在应用中是利用各个员工的基础资料，是渗透到各项工作当中的工作，无论在工作中从事的是什么工作都必须形成一项档案制度的管理工作，其本质内容是针对各个人员的优劣势作为分析模式综合的管理。同时，档案也是各项工作发展所必须的助手和工具，可以从以下两个方面来看待档案管理中各个企业相关性和相似性的控制。

2.1从资源的角度看，档案工作是基础性工作。其科学发展事关经济发展和社会的进步。它的基础性体现在两个方面：第一，档案是历史文化的根基，第二，档案是社会发展的基础。档案具有信息的全部属性要求。社会越进步需要的资源越多，而敦们的工作需要在前人经验和知识的基础上开展。而当前，正是科技迅猛发展竞争十分激烈的时期，这种竞争包含着知识的竞争和资源的竞争，其中也包括挡案资源积累和资源使用的竞争，因此，实现档案工作的科学发展，既是档案工作自身发展的迫切要求，又是各行菩业科学发展的需要。

2.2从利用的角度，挡案工作即是专项工作，又是渗透到各行业各部门的工作。因此，档案工作科学规范，是各行企业的亟需管理的过程就是档案工作过程，做好了档案工作不一定就能搞好管理，但做不好档案工作，肯定是不好管理。其实就是在审判现有案件时，先查证以前是否有过类似案件，如果有则遵循原案例进行审判。比如表彰评比，就是以档案为尺度，斯工作，并进行奖优罚劣的过程。

3目的性

档案工作量系统目标是服务，挡案工作的最终目标就是利用服务，而在实现这一目标的过程中总是要受到档案系统内部状态或外部环境的影响和干扰，导致档案利用服务工作出现偏差。一是档案的滞后性不能适应社会发展的速度，使社会在发展来自文献、文化文物、图书情报、计算机网络等多渠道信息时，把档案信息边缘化；二是档案的国有传播方式，往往会造成大量的有用信息的闲置，不能为社会提供及时有效地服务。因此，这往往造成社会服务群体与服务目标分离，加剧档案系统的不稳定性。针对这种状况，要使档案系统稳定快速发展，必需运用信息负反馈理论对档案系统进行有利于服务目标实现的恬正，使之达到系统预定状况。而这种修正手段便是档案系统要冲出固有思想，在扎实基础业务工作上创新，“扬弃”已过时的思想和工作模式，以求得发展。要实现档案系统的。服务创新发展理念。我们认为，首先，档案工作者要“应变”，如应决策及本职工作进展之需，开展以中心工作为特点的大局服务，应民生之需开展以民生工作为重点的大众服务：应社会多方面、多角度地需求，充分发挥档秦信息的资源性和工具性属性，以促进方方面面工作的发展。其次，档案系统要要求变革，档案馆室要与相关系统进行整台，特别是涉及民生方面的单位进行资源整合，有针对性地开展档案利用服务。档案管理功能由单一查证向保存人类遗产、资治、发展经济、推进民主、科学教育、休闲娱乐全面扩展、转变，这种理念在全区的贯彻，使档案工作由后防变成前线。

4环境适应性

开放的档案管理系统是档案事业发展的基础做好档案工作离不开“借力”开放系统理论认为，任何运动的系统都必然要与环境发生物质、能量、信息的文换来确保其系统本身的稳定与发展。档案管理系统要实现自身的稳定与发展，必然要与系统所处的外部环境相适应，形成环境反馈机制，并随着时间和条件的变化，不断采取新技术、靳方法，开发新的功能，尽量做到与外部环境保持最优适应状态。我们可以从三方面进行阐述从工作上说，档案的整体是由各行各业的档案工作构成的，同时档案也是各行各业整体的一部分。从需求上说，虽然档案不能满足各行各业的全部需求，但各行的发展离不开档案，同时档案也寓不开各行各业的支持。从内外部环境上说，要实现档案管理系统的稳定与发展，还需要充分认清社会档案意识薄弱、档累执法不严、档案资源体幕与档案利用需求相矛盾等不利于档案发展的内外部环境因素，排除干扰，最大限度地开放档案工作各个环节，进行自我完善。

5结论

系统论在当前档案管理工作中的应用已成为不容忽视的模式，不但保证了档案工作合理有序进行，更是提高了档案管理工作中各个工作环节自我完善，自我改善，为档案工作效率的提高提供了理论依据，因此其应用措施和模式是值得我们深究和探讨的。