浅议人事档案规范化管理与利用

浅议人事档案规范化管理与利用

薛新玲

薛新玲山东省青岛经济技术开发区第一中学266555

人事档案是以个人为立卷单位，按照一定原则和办法整理形成的个人资料，具体包括履历、自传、鉴定考核、学历、评聘专业技术职务、政审、党团、奖励、处分、聘任录用、晋升工资等各个方面，是经组织认可的个人经历、政治表现、学识水平、业务专长、工作成绩等情况的真实记录。它能客观历史地体现每位干部的面貌，为组织人事部门综合考察、了解、正确选拔和任用干部提供重要依据。档案工作看似简单，实则有它重要的意义。提高人事档案管理质量，充分发挥人事档案的作用，是搞好单位人事管理工作不可缺少的一方面。本人认为实现人事档案工作管理规范化，并使之得到充分利用，可以从以下几个方面入手：

一、认真做好档案材料的收集、鉴定工作，严格做到及时归档

人事档案形成的范围广、涉及面大，每年都要进行专业技术人员和干部考核工作，而学习培训经历、奖惩情况、论文、科研成果等个人基本情况随时可能发生变化，如果没有严肃认真的工作态度和完善的管理机制，档案很难收集齐全；而收集的材料还必须经过甄别鉴定，防止虚假材料混入档案。举个简单的例子：就学历材料而言，由于近年来各种形式的成人教育比较普遍，一些不法分子见利忘义、不择手段，为图谋不轨者提供假学历、假文凭，如不对之进行认真核实审查，很容易造成不良后果。因此，要实现人事档案工作管理规范化，首先必须建立健全人事档案归档报送制度，强化各部门工作人员的档案意识，使得人事档案材料报送迅速、有效，对于人事档案形成比较集中的部分，如工资调整、年度考核、职称晋升等，更要结合工作的开展，及时地收集起来，以确保人事档案的齐全、完整。档案工作人员也要及时对材料进行核实鉴别，发现问题及时处理，以严肃的态度对待这份工作。

做好档案材料的收集、鉴定工作之后，还应做到及时归档。目前人事管理多采取盒式档案装具，固定式装订，一般情况下，数千份档案集中放置在一起，而报送的档案材料又涉及多个部门，如不及时加以整理归档，积累多了容易造成混乱，甚至丢失。因此，收到档案后应及时整理，归入档案盒内。不过，随着知识经济时代的来临，数字化、信息化、网络化已经成为了档案管理工作发展的大方向。计算机进入人事档案的管理系统，大大提高了工作质量和效率，例如劳动统计工作复杂繁琐，通过利用计算机EXCEL电子表格系统管理人事信息，可以快速准确的将所需信息经过筛选，统计出来，为各种劳动季报、年报及企事业单位人员统计年报等报表提供数据，大大提高了工作效率，省时省力，高效准确。更重要的是，档案管理计算机化也提高了档案利用率，这一点下面还要提到。

二、人事档案信息数据库的建立和完善，提高了档案利用率，为领导单位科学决策、选拔人才和各项工作的开展及时提供了准确数据和信息

微机是现代化管理工作不可缺少的工具，单位应从实际情况出发，创造条件，建立人事档案信息管理系统，在日常工作中，要力求将反映干部职务、职称、学历、工资等有关干部变动情况及时录入数据库，提供更为方便快捷的检索查询。例如评聘专业技术职务工作中，职称管理人员及评审小组需要核实的学历、参加工作时间、任职年限、论文著作情况、奖励情况等材料如果已经录入计算机，评审人员就能获得更为优质的服务，有利于评审工作的科学性和公正性，也更能调动员工的积极性。信息录入的过程中需遵循一定的原则：一是数据内容准确无误，与干部档案内容一致；二是数据库内容要及时反映干部的现实情况，避免人事档案信息管理滞后干部工作现状的问题发生。同时，为适应新时期干部信息管理工作的需要，数据库应侧重于对干部队伍进行综合分析，为干部任免、职称评定、工资调整、干部离退休等工作提供翔实的信息保证，为领导决策提供更为准确的依据。

三、加强组织领导和干部队伍建设，提高人事档案管理质量和工作人员素质

人事档案工作是干部工作的重要组成部分，做好人事档案工作，对于历史地、全面地考察干部，正确地选拔使用干部具有重要意义。人事档案管理单位应成立人事档案管理领导小组和人事档案工作办公室，充分认识这项工作的重要性和必要性，从人力、物力、财力等方面给予支持，协调解决场所、人员、经费等困难，培养一支掌握档案工作基本知识并具备现代化管理技能、政治可靠、坚持原则、遵守制度、严守秘密的人事档案管理队伍。认真执行《干部人事档案材料收集归档规定》，及时做好人事档案材料的收集工作，保证材料全面准确。牢固树立安全防范意识，遵守档案人员职责，对人事档案进行定期检查，做好保护工作。随着人事档案管理科学化程度不断提高，档案室势必会以计算机技术为核心，辅之以声像技术，复印技术，不单纯是为了保存人事档案，还要科学地整理、利用它。为实现干部数据信息共享，应用网络技术进行干部信息交流也将会成为干部档案工作的一个重要方面。当今社会档案工作不再是轻松而没有竞争的职业，档案工作者应提高自身素质，充分发挥人事档案的服务效能，使人事档案工作目标管理规范化。

人事档案的计算机管理与利用不仅是人事管理工作的重要组成部分，还必须随着企事业单位管理现代化的发展而发展。在档案工作中，不仅需要认真负责地做好整理编排工作，还应不断开拓创新，运用计算机等现代化手段，建立和完善档案信息数据库，提高了档案利用率。当然，这一切都是以加强组织领导和干部队伍建设为基础的，因此，提高人事档案管理质量和工作人员素质，乃是档案规范化管理与利用工作的前提和条件。本人认为，只有做好了这三点，才能更好地发挥人事档案的作用，为单位发展提供优质高效的服务。