论企业档案管理存在的问题与应对策略

论企业档案管理存在的问题与应对策略

马丽

佛山市顺德区碧桂园物业发展有限公司广东省佛山市顺德区528312

摘要：企业档案管理的科学化与否直接关系到一个企业的经营和管理水，近年来企业不断加快了档案管理工作的步伐。文章分析了企业档案管理存在的问题，提出了相关对策。

关键词：企业档案；管理；策略

引言

在企业的发展过程中，档案作为记录企业生存和发展的信息资料，与企业的未来息息相关。在企业管理中，档案是企业进行人事、商品策划、生产、销售等一系列活动的重要信息依据，是企业生命周期真实的记录，在企业的各项管理中发挥着重要的作用。在新时期的企业档案管理工作中，必须进行数字化、自动化、集成化和互动化的创新，利用现代信息技术创新工作方式，保存好企业发展过程中的各项信息资源，提高企业档案管理的利用率，最终推动企业的发展。因此，档案管理创新与企业的生存和发展有着必然的联系。

1企业档案管理存在的问题

1.1文书档案管理工作在企业管理中得不到重视

随着工作重心转移，企业以追求高额经济效益为工作中心，而档案工作在企业是非直接创效部门，肯定不会引起单位领导的特别重视；另一方面，现代企业管理办法逐步被引进和采用，企业生产经营管理不断改进，领导、职工的思想观念不断更新，学习新思想，采用新方法、新工艺，多于继承传统经验。而档案的作用在于记载历史事实，提供历史经验，在这改革开放，新事物、新思想冲击现实发展的时代，作用自然得不到发挥，进而受到冷落。

1.2档案管理体系不完善

当前很多事业单位不具备完整的档案管理体系，所制定的档案管理体系存在盲目照搬的现象，导致所制定的档案管理体系不能满足事业单位档案管理要求，产生不良影响。在这种情况下档案管理人员不能按照规定展开工作，对整个档案管理工作产生不良影响。例如，由于档案管理体系不完善，当前管理人员在工作中不能按照相关规定将收集到的资料进行归档、保存，导致档案日常管理工作异常混乱

1.3企业档案管理手段落后

随着市场发展的需要，企业的传统管理方式已经难以满足增强自身竞争力的需要，计算机技术的不断应用，实现了管理工作的简化和效率的提高，但是随着技术的不断更新换代，企业目前的档案管理的计算机软件以及技术已经无法满足现代的管理需求，企业的信息化档案管理工作还存在许多不足，领导的不重视，档案管理部门很难与其他部门相协调，共同推进档案管理工作的开展。

1.4企业档案管理人员专业水平不足

企业的档案管理人员变动频繁、招聘临时工作人员较多，致使档案的归档和保管工作多人接手，有些企业材料因为人员调动不能及时更新归档，致使文件长时间挤压，企业部门间文档资料要及时上交，为档案管理人员的归档工作提供支持。现在企业部分档案管理人员对于档案管理的重要性缺乏认知，企业的各部门文件、材料重视度不够、材料不能及时归档，造成企业材料丢失或损坏，增加了企业档案搜集和及时归档的困难。同时还存在档案管理人员缺乏档案搜集的主动性，对于科学时效性较高的归档方法学习较少，档案的维护工作不尽科学。档案管理人员要加强自身专业能力和文化素养，主动从企业中挖掘有价值的信息，进行企业材料的归档，做好自身的工作的同时强化大家对档案管理工作的认识。

2企业档案管理存在的问题与应对策略

2.1重视档案管理

企业领导要从企业持续发展的角度看待企业文书档案管理工作，克服部分领导急功近利思想和片面经济效益观念，着眼于未来，惠及子孙后代，从国家未来和企业发展的高度认识企业文书管理工作的重要性。在人员配置、设备设施投资上给予支持。把做好文书档案管理工作列入单位领导的工作考核。企业文书档案管理人员要深入研究挖掘文书档案使用价值，主动为企业领导提供有价值的服务。系统整理我国改革开放以来，企业内部改革发展形成的系列文件，总结改革三十年来企业成功经验和教训，在全面深化改革，转型升级，去产能、降成本、补短板的结构性调整中加以借鉴，对于指导现实工作有着非常重要的意义。这恰恰是文书档案本身的价值所在。档案工作者要看到这一价值，主动出击，从被动档案保管员变为档案价值积极开发者，以此赢得档案工作的地位。

2.2依靠制度化，实现档案管理规范化标准化

制度化是实现规范化和标准化的前提，用制度规范企业的档案制作、传递、归挡、保管、调阅等行为，用制度实现档案管理的安全、保质、保密等标准。建立健全包括文书制作、送交、归档一体化制度、归档判定制度、安全保管制度、档案保密制度、档案借阅制度、档案管理人员工作责任制等。企业档案管理列入企业现代化管理范畴，制定科学严谨的考核办法，把它列入企业领导业绩考核范围，工作职责落实到人，与管理人员的工资奖金发放结合起来，做到有制度、有落实、有检查、有考核、有奖惩，确保各项工作制度和工作标准的落实达标。按照国家档案行业标准《归档文件整理实施细则》要求制定文书档案管理标准，投资配置专业保存工具，做到防磁化、防强光、防腐蚀、防格式化等，确实做到保质保量，随时调用，方便快捷，以此促进文书档案管理规范化、标准化的实现。

2.3推动企业档案的信息化建设

推动企业档案信息化建设是保证档案管理工作科学、合理开展的必要保证，也是提升企业自身管理水平的需要。档案管理工作实在市场环境的需要下发展也一定要符合市场和企业需求，实现资源共享，提高资源利用率的需要。企业要创新档案管理方法，借助现代信息技术进行设备更新和管理模式的创新，以推动企业的科学化经营。电子信息具有方便、快捷性的优点，供电企业档案管理现代化应充分发挥电子化手段。通过计算机管理，将档案内容按党群工作、行政管理、业务管理、科研教学、基本建设、仪器设备、财会管理等分门别类地输入计算机，使查档案材料费时费力的原始劳动，变得在几分钟甚至数十秒钟便可解决，使档案信息在现代化设备中迅捷、准确、方便地再现。配备整套档案扫描系统，改革单纯由人工录入资料的相对落后做法，提高档案管理的质量和档案管理工作的效率，注重对现代化各类信息的收集和整理，使供电企业档案管理逐步规范化。

2.4加强档案管理人员专业能力

档案管理人员作为档案管理工作的主要参与者，对于档案工作的顺利开展起着决定性作用。档案管理工作人员必须具有较强的计算机、社会科学、政治、经济、文化、管理理论知识，同时还需要对于企业的经营业务，科研动态以及发展方向等，能够及时搜集企业重要信息进行归档和保管。企业可以通过开展业务能力培训提高档案管理人员的专业能力，提高档案编研的针对性和实用性，为企业决策和发展提供强有力的支持。切实提升自身的业务素质和综合能力，从而确保基层企业的档案管理更加标准，档案信息的开发和编研更加规范。

2.5加快档案管理的互动化建设

在企业档案管理实现数字化、自动化和集成化的基础之上，档案管理还要与企业、各部门、员工互动，方便企业、部门、员工使用管理系统。企业档案管理的互动化建设方便了各部门的交流，使企业运行更加流畅，有利于发挥企业的整体优势；优化了档案信息资源的配置，提高了档案的利用率，实现了企业效益的最大化，并在市场经济的背景下提高了企业的综合实力和竞争力。

结束语

企业档案信息管理要与时俱进，相关管理人员应加大对企业档案管理的重视程度，抓住信息时代的机遇，利用信息化技术推动档案管理数字化、自动化、集成化以及互动化建设，优化企业信息资源配置，实现信息资源利用率的提升。

参考文献

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[2]延林玲.优化企业档案管理体制改革的方法与对策[J].企业导报，2013，（10）.

[3]方春莉.浅谈企业档案管理体制改革的设想及问题[J].城市建设理论研究（电子版），2013，（24）.