关于现阶段事业单位人事档案管理现状与建议的分析

关于现阶段事业单位人事档案管理现状与建议的分析

王玻

湖南中医药高等专科学校湖南株洲412000

摘要：在事业单位不断发展过程中，人力资源管理有着十分重要的作用，对事业单位的继续向前发展具有很大的推动作用。在人力资源管理中，人事档案的管理是提高人力资源管理的一种重要方法及途径，在人力资源管理中占据重要地位。传统人事档案管理在事业单位发展中越来越不能适应，因此需采取有效方法及措施使人事档案管理的质量以及效率得到改变。

关键词：现阶段；事业单位；人事档案管理；现状建议；分析研究

事业单位人事档案管理关系到事业单位所有工作人员的绩效和前途，一定要做到公平、公正、合理，但是目前事业单位人事档案管理中存在一些问题，这些问题严重影响了事业单位人事档案管理的质量和效率，新时期事业单位的主要任务就是做好事业单位人事档案管理工作，提高事业单位的人事档案整体管理水平。本文旨在研究事业单位人事档案管理重要性及存在问题，探讨事业单位人事档案管理策略，为事业单位在人事档案管理方面提供可行性思路。

一、事业单位人事档案管理重要性

事业单位人事档案管理是在事业单位档案管理中形成的，是主要反映和记录事业单位人员的个人工作能力等内容的记录。主要记录形式是文字记录，主要记录的内容是事业单位工作人员工作期间的工作业绩、学历背景、工作技能以及在事业单位期间的工作表现等内容。随着信息技术的发展，我国大部分事业单位开始逐渐使用数字化信息系统建立人事档案。人事档案是事业单位资源管理部分的主要档案，是事业单位人员在工作期间最真实的工作记录，是考核、任用以及选拔人才的历史数据和原始资料。除此之外，事业单位人事档案还是事业单位工作人员评职称、事业单位深造、办理退休等工作的重要依据，因此对事业单位人事档案进行管理在社会发展中有重要现实意义。

二、事业单位人事档案管理现状分析

笔者在人事管理档案管理工作中多年，对于事业单位人事档案管理问题有着较为深入的观察。笔者认为，在实际的事业单位人事档案管理过程中，事业单位人事档案管理问题，主要是体现在以下几个方面：第一，人事管理档案意识淡薄。当前一些事业单位人事管理档案的意识比较淡薄，无法根据相关的要求制定管理档案的制度规章，或者管理人事档案的人员有法不依，事业单位的人事档案随意存放甚至长期无人管理。事业单位管理档案的意识淡薄主要表现在：把部分员工的人事档案以及材料丢失，没有及时传递人事档案，员工已经调离本工作岗位但是人事档案却没有根据相关规定传递到员工工作的新单位，将人事档案当普通邮件寄送，不加密封钢印或者将档案交给员工本人携带，导致丢失、篡改等现象。第二，人事档案管理方式落后。查阅事业单位人事档案时大部分是依靠手工进行查找，没有专业的管理档案软件以及计算机系统等。同时管理档案的工作人员没有完整的管理力度，没有及时收集人事档案。对用于业绩考核、科研教学、继续深造以及考评职称的档案不及时归档，导致人事档案没有真实的反映出医务工作人员的真实情况，最终使人事档案管理工作不完整。第三，人事档案管理信息化程度低。实际管理人事档案的过程中对人事档案信息化管理水平还无法达到信息化管理水平，对管理人事档案的系统缺乏了解，无法顺利展开工作。同时还由于一些先进的技术手段无法在人事档案管理的工作中充分利用，不能把计算机的功能发挥。

三、事业单位人事档案管理对策研究

（一）档案信息材料的收集、整理存档

对有关档案信息材料的收集、整理、存档以及档案的转出、调动等进行严格、认真管理，做好阻止虚假信息材料的入档、存档工作。此外，还需要不断的完善和优化档案管理部门案卷整理工作的有关准则，确保案卷的整理工作能更加系统化、全面化以及规范化。当然，现阶段实施人事档案的代理制度，实现人事档案管理工作过程中人、档分离，是一种积极有效的尝试。在当前的市场经济条件人，已经实现了由“单位人”向“社会人”的全面转变，因此这也就要求我们要与时俱进，积极的进行改变，紧紧的跟随时代的步伐。

（二）提高管理人员的素质水平

事业单位要积极重视和加强对人事档案管理队伍的信息化建设，通过进行定期的职业教育培训和经验交流，不断提高人事档案管理人员在档案信息化管理、互联网知识以及计算机应用等方面的专业知识和素质，加强他们在网络技术、计算机技术以及信息安全技术等方面的技能水平，从而更好的应用和发挥人事档案管理信息软件的优势和作用。同时，事业单位还可以积极吸纳和聘用高素质的专业管理人才，优化人事档案管理人员队伍的结构，提高管理队伍的整体专业水平，进而打造一支信息化管理知识丰富、操作技能水平高、业务素质强的综合性复合型专业管理人才队伍。

（三）优化档案管理制度，提高档案管理水平

一套完整、合理的档案管理制度是做事业单位管理工作的基础和保证。当前情况下，人事档案的管理工作比较琐碎、复杂，如果没有一套完整、合理的管理制度对其进行合理、有效的制约，那么人事档案的管理工作就不能快速有效的完成。此外，随着市场经济得发展以及市场竞争的加剧，造成各事业单位之间的人员流动比较频繁等问题，而随着这些问题而衍生出来的其他新的问题以及新的情况，比如如何完善和优化人事档案管理制度中的有关条款，及时解决档案管理工作中出现的弃档、死档现象，也已经成为现阶段人事档案管理工作过程中所急需解决的重要问题。现阶段，在市场经济的条件下，将人事档案同个人信用体系有机的结合起来建立一个个人诚信档案局，并将其作为人事档案管理工作过程中的一个重要组成部分，以职业履历、工作能力以及信用记录等作为人事档案管理工作中的主要内容，并不断的完善和优化档案管理制度。

（四）健全信息化管理机制，加强信息系统安全水平

事业单位人事部门要结合自身管理的实际需要，制定和完善人事档案信息化管理工作的相关规章制度，明确人事档案信息化管理的工作目的、岗位职责、具体流程和监督标准，提高人事档案信息化管理的制度化、规范化和系统化。同时，还要进一步完善管理机制，严格人事档案信息系统在应用、管理、维护、更新等环节上的工作任务，加强对系统信息录入、更新的监督管理，从而更好的确保人事档案系统信息的时效性、完整性和有效性。另一方面，加强档案信息系统安全水平。事业单位档案管理部门必须着重加强对档案信息安全的关注和重视，聘请专业网络技术人员对人事档案信息管理系统进行防火墙、杀毒软件、网络权限、加密软件等安全技术的设置和升级，以便对网络病毒、黑客等进行动态化的实施监控和防范。同时，还要提高管理人员的信息安全意识，让保密意识警钟长鸣，严格规范档案信息系统的操作流程和步骤，完善对人事档案信息的备份工作，从而有效避免因人为原因造成的档案信息泄密、失密等问题。

总结

综上所述，随着经济和社会的不断发展和进步，我国事业单位人事档案管理工作相对比较落后，越来越不能适应我国社会发展的相关需求。现阶段我国事业单位人事档案管理工作暴露出诸多问题与缺陷，随着事业单位人员频繁变动、流动以及思维模式转变等都对事业单位人事档案管理提出了更高的要求。如何在当前情况下正确的解决和处理这些问题，不断的完善和优化事业单位人事档案的管理工作，已经成为现阶段事业单位人事管理部门所急需解决的问题。

参考文献

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