刍议对数字档案馆的认识及建立数字档案馆所需基础保障的研究

刍议对数字档案馆的认识及建立数字档案馆所需基础保障的研究

李顺东

天津财经大学

数字档案馆是进入21世纪以来档案学界提出的新概念，它建立在现代信息技术普遍应用基础上，是利用数字化手段，以档案信息资源为处理核心，并通过互联网相连接，实现档案资源的有效共享。

1数字档案馆的概念

数字档案馆的含义有广义和狭义之分，广义的数字档案馆是指存储和利用档案信息资源的信息空间，是一个由众多档案资源库群、档案信息资源处理中心、档案用户群构成的数字档案馆群体；狭义的数字档案馆则是指其中的个体档案馆，代表的是一种信息环境和基础设施的构建，即软、硬件系统的设计和组织实体的建立，包括馆藏档案数字化，电子档案信息的采集、整理、存储、检索、传递、保管、保护和利用等内容。

数字档案馆是一个内容管理系统、集成系统和数字信息长期保存系统的集合。作为以电子文件、档案以及其他信息资源等非结构化数据为主要管理对象的数字档案馆，它不仅仅起到一个数据中心的作用，也不仅仅起到发布利用的作用，而是具有有序处理和集成管理的功能。它的有序处理和管理过程包括收集、创建、确认、转换、存档、管理、发布利用等涵盖文件生命周期管理实践的全过程。就数字档案馆而言，就是将集成管理理论应用于涵盖文件档案信息资源生命周期管理实践的全过程，并从全程管理和最优化管理的层面来对待各种档案信息资源要素，提高各种管理要素的交融度，以利于优化和增强档案信息资源的真实性、完整性、有效性和有序性，最终提供以用户需求为导向的档案信息集成服务。

2数字档案馆的分类

根据目前国内外数字档案馆的有关情况和发展态势，我们可以按照不同的分类标准，将其分为以下几种：

按照层次级别，数字档案馆分为国家级、省级、市级和县级数字档案馆。

按照管理内容，数字档案馆分为综合数字档案馆、专业行业数字档案馆和专门、专题数字档案馆。

按照管理部门的性质，数字档案馆又可以分为国家机关、企事业单位、团体和个人数字档案馆。

3数字档案馆的基本特征

数字档案馆是档案馆发展到数字时代的一种新形态。数字档案馆采用先进的数字化存储技术方案，具有通用性强、安全性高、标准化程度高、可视性强，支持计算机联网查询和实时浏览、支持多种数据库系统、支持多种文件存储格式、支持二次开发、继承性好的优点，用户可以十分便捷地通过网络查询，实现档案馆馆际互借和文档服务，并通过超文本、多媒体技术获得所需要的资料，实现档案信息资源共享。

数字档案馆的基本特征如下：

第一，馆藏档案实体的数字化。计算机技术和网络技术的广泛应用，改变了人类传统的生活方式和思维方式，也使档案工作的客观物质基础发生了重大的变化。档案馆的物质基础是档案，数字档案馆保存的实体就是由传统档案转换而来或是办公自动化过程中直接形成的电子档案。所以，将馆藏的传统纸质档案数字化，将实物档案3D数字化，成为信息社会的客观需要，是档案资源进入互联网并实现全球信息资源共享的前提。

第二，档案传输网络化。信息社会的基本要义是数字化，这就需要信息技术的普及和发展。现代网络具有交互性、适时性、开放性、高速、方便和快捷的特点。互联网技术在办公自动化中的应用，极大地提高了整个社会的行政效率。档案信息资源也逐渐以数字的形式存在，并可通过网络进行网上收集、鉴定、整理、保管、交换和传播，不仅是档案馆数字化的重要手段，也将是数字档案馆的一项基础工作。

第三，空间虚拟化。数字档案馆实现了不同地域的多个数据库的链接。用户利用档案信息不受空间的限制，能够快捷、方便地应用远程登录的方式获取自己所需的信息。

第四，档案利用共享化。方便社会利用是档案工作的目的所在，建立数字档案馆也是为了更好地为社会提供便捷的利用服务。档案馆上网工程是最基础的工作，也是实现共享的前提。只有尽快地将各类档案馆上网，通过互联网提供给社会利用，才能实现档案信息资源的共享，发挥数字档案馆的作用。

第五，档案服务知识化。知识化是档案信息资源服务的最高层次，档案利用提供的是以知识为主要内容的产品。档案服务不仅要能提供原始的档案资源，而且能将这些原始的档案信息经过综合、分析、再加工，进行知识元处理，转化成二次信息或是三次信息，同时，还要将外部相关的信息档案化，经过存储和加工，使其情报化和知识化。

4数字档案馆的基本功能

数字档案馆除了具备档案馆的两大基本功能，即安全保管档案和提供档案信息服务。数字档案馆根据自身的特点和优势，还具备以下功能：

第一，数字档案信息聚集功能。与传统档案馆相比，数字档案馆收集的对象和类型都更为广泛。数字信息的存储可以节省空间，更能实现智能化的保管。它主要针对三个方面的档案或档案信息进行收集和处理：一是接收应当归档的电子文件及其元数据，并对立档单位的电子文件工作流程实施在线监督和控制，以及时捕获电子文件，防止重要文件的流失。通过与其他信息网的无缝链接，实现电子文件及时归档，使档案收集提前进行。用数字化手段对档案业务各流程进行管理，真正实现文档一体化，实现整个档案馆业务流程的全面数字化；二是将现有馆藏纸质、照片和声像等类档案进行数字化。实现数字化档案资源在网络上的发布和传递；三是在网络上捕获一些具有保存价值但不属于进馆范围的档案信息。

第二，数字档案信息检索功能。数字档案馆提供了新的信息和知识传播手段，改变了档案利用服务以提供物理实体为主的传统方式，指引终端用户通过网络获取存储在各个站点的档案信息资源，为用户提供超越时空限制的个性化服务，利用者可以通过网络对数字化档案信息资源进行查阅。数字档案馆建立以用户为中心的服务模式，通过网络技术将各个分散的档案信息数据库连接起来，用户可以通过网络与档案馆建立联系，而不受地理位置和时间的限制，实现了跨馆际查询。

第三，数字档案信息传播中介功能。数字档案馆的档案信息发布和传递主要有两种形式，一种是光盘发布，一种是网络发布。光盘发布是指将档案信息复制到光盘，用户不需安装应用系统，只需先执行光盘阅读程序，即可对档案信息进行浏览和检索。网络发布是建馆单位通过计算机技术建立专门的数字档案馆网站，将编辑出来的数字档案信息放在网络上，供用户使用，这种发布方式便于随时更新。数字档案馆的信息提供利用受时效与密级的限制，一些内容不能公开，必须分内部网和外部网两个部分，用户可以根据授权度查阅网页所提供的档案信息。

5建立数字档案馆的基础保障

第一，资金保障。建设数字档案馆所需资金数额是巨大的。一般建设数字档案馆的开支由两部分组成，即硬件开支和软件开支。硬件开支是指购置各种专业设备和环境改造所需的资金，为了满足数字信息的保管和提供利用的要求，需进行一整套包括信息转换系统，电子档案保管系统，数字信息传输系统等各种基础设备、设施的购置和建设，还有适应数字档案阅览的场所。软件开支是指保障数字档案馆正常运行的技术开支和人力开支。将现有的馆藏档案转化成数字档案，除必要的硬件设施还必须有相应的技术支持，如购置、开发一定数量的应用软件，对现有人员进行专业技术培训，系统维护和数据库转换等。

第二，信息资源保障。数字档案馆大量存贮和快速传输的功能，要求档案馆要有足够的可传输的数字信息资源。传统档案馆的馆藏档案多以纸制、音像、声像材料为主要载体，电子文件和数字信息很少，这势必影响到数字档案馆信息的传输和信息的提供利用，造成信息停滞和利用需求的阻断。加快档案馆原始信息的数字转换进程和电子文件的积累，保证可传输数字信息的数量，不断补充、更新和完善是满足社会各界的广泛利用需求，使数字档案馆正常运转。

第三，人力保障。数字档案馆的建设对人员结构和知识结构提出了要求。一方面，面对各种计算机、网络等技术的专业设施，需要一批具有相关专业知识的技术人员进行日常维护、维修，从而保障各种专业设施的正常运行。另一方面，随着专业技术水平的提高和信息化进程的加快，各种应用管理软件需要不断升级、更新，相应的软件开发人员也是不可缺少的。再有，各级档案管理人员的知识结构也要做出调整，除熟练掌握档案专业知识外，还要加强现代知识的学习，掌握基本的计算机知识、网络知识、数据库管理知识及电子文件的管理知识等。

总之，数字档案馆的建设是档案工作发展的方向，是未来档案信息资源搜集、整理、保存、利用的大势所趋，也是国家知识经济发展、社会资源共享的基础，各行各业、各层次、各领域的数字档案馆建设必将成为我国信息化建设体系的重要组成部分和基础保障。

参考文献：

[1]宋艳萍.我国数字档案馆建设的现状分析与发展研究[D].武汉大学，2005.

[2]宋涌.我国数字档案馆建设研究[D].天津大学，2008.

[3]吕元智.数字档案馆核心竞争力研究[J].档案学通讯，2012，03：68-72.

[4]唐艳芳，温献英.数字档案馆信息资源研究综述[J].档案学通讯，2011，03：18-21.