谈文书档案整理实务

谈文书档案整理实务

丁宁

丁宁（哈尔滨市军队离休退休干部第四休养所，黑龙江哈尔滨150000）

摘要：文书档案有党群档案和行政档案两大类型，虽然档案内容不同，但档案的整理方法基本相同。由于文书档案是按年度进行分类整理的，分类整理的方法也有许多，可视各个单位保存档案的实际情况具体设定。

关键词：文书；档案；整理；实务

文书档案有党群档案和行政档案两大类型，虽然档案内容不同，但档案的整理方法基本相同。由于文书档案是按年度进行分类整理的，分类整理的方法也有许多，可视各个单位保存档案的实际情况具体设定。现以党群档案为例，采用“年度—保管期限—问题（机构）”分类法探讨文书档案的分类整理实务。

1案卷级文书档案的整理

1．1分类

分类的首要任务是确定其分类方案，所确定的分类方案为：年度一保管期限一问题（机构）。确定分类方案后，即可按分类方案进行分类，方法如下

1．1．1分年度。也就是从该单位形成的起始年代开始，将各个年度产生的党群文书档案分开。如某单位成立于1980年，那么，就要将该单位的党群文书划分为1980年、1981年、1982年等各个年度。

1．1．2分保管期限。即将各个年度的党群文书依据《文书档案保管期限表》和档案的重要程度划分为永久党群文书、长期党群文书和短期党群文书三种类型。

1．1．3分问题（机构）。依据各单位形成党群文书的实际状况，将各个保管期限内的党群文书按问题（或机构）划分为党务工作文件、组织工作文件、宣传工作文件、统战工作文件、纪检工作文件、工会工作文件、共青团工作文件和协会工作文件等类型。

1．2组织案卷

将各个年度、各个保管期限和各个类别的党群文书按问题、时间或文件名称等特征组成案卷。文书档案的组卷要注意两点：一是拟写正确的案卷标题。文书档案的案卷标题一般由作者、问题和文种组成。二是按文件的排列顺序编写卷内目录。文书档案卷内文件的排列应遵循一定的规律，如按时间、问题、重要程度、文种、作者等排序。卷内文件材料排序后，按排列的顺序填写卷内文件目录。

1．3案卷排列

这样就形成了永久保管期限内两年党群档案案卷的分类整理和案卷排列。次年的永久党群档案要注意接着进行排列，其他年度的案卷排列以此类推。长期和短期党群档案的分类整理和案卷排列方法与永久党群档案的相同。

1．4编制案卷目录

将排列好的各个年度的永久党群案卷依次登记在永久党群文书案卷目录之中即可完成案卷目录的编制工作。编制案卷目录要注意以下几点：按年度排列的永久党群文书案卷顺序号也就是永久党群文书案卷的案卷号；党群文书档案永久案卷目录的编目项目有：案卷号、作者、题名、日期、页数、备注等。

1．5案卷上架

将党群文书档案案卷按排列好的顺序进行上架即可。按党群文书档案案卷排列顺序上架，也就是按案卷号的顺序上架排列，这就可根据党群文书档案案卷目录中的案卷号在档案柜架中查找到相同号数的党群文书档案案卷。

2文件级文书档案的整理

2000年12月6日，国家档案局发布了中华人民共和国行业标准DA/T22-2000《归档文件整理规则》。《规则》从我国机关档案工作的实际出发，适应档案管理现代化的需要，在借鉴传统立卷方法合理因素的基础上，对归档文件整理的原则和具体方法作出了规定。《规则》的实施是我国机关档案工作的一次改革。《规则》以“简化整理、深化检索”为宗旨，对原有的归档文件整理方法——“立卷”进行了改革，推行文件级整理，大幅度简化了整理中的手工操作。《规则》兼顾计算机和手工两种管理方式，考虑到机关档案室和档案馆的管理需要，为档案管理手段的创新创造了良好的环境和条件，为规范电子文件归档整理方法奠定了基础。《规则》主要应用于文书档案的整理。文书档案取消立卷后，档案的整理方法也发生了变化，具体表现在文书档案的基本整理对象已经从“案卷”转变为“文件”。

2．1分类

所采用的分类方案为：年度—机构—保管期限。确定分类方案后，就可按分类方案对党群文件进行分类，具体步骤为：

2．1．1分年度。就是将各个年度的文件分开。如该单位成立于1981年，那么就形成了1981年、1982年、1983年、1984年、1985年等类别的党群文件。

2．1．2分机构。依据单位党群文书的实际状况，将各个年度的文书档案按机构或问题划分为党务办公室、组织部、宣传部、统战部、工会和团委等类型。

2．1．3分保管期限。将各个机构的党群文件，依据《文书档案保管期限表》和档案的重要程度划分为永久、长期和短期三种类型；这样，该年度内的文件就划分成永久、长期、短期三个保管期限的文件。

2．2排序与编号

将各个机构内的党群工作文件按永久、长期、短期三个保管期限分开后，即可对三个保管期限内的文件进行排列，排列原则是“同一事由的相关文件应当排列在一起，时间、重要程度等作为参考因素”。

2．3编目

将排列好并编号的1981年永久党群工作文件按序号在文件目录中进行登记后就完成了该年度永久档案文件的编目工作。文书档案文件目录的编目项目有：件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注。

2．4装盒

装盒是把各个年度各个保管期限内的文件按件号顺序装入档案盒中的一项工作。装盒包括填写备考表、编制档案盒封面及盒脊项目等工作内容。归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒，与归档文件目录中相应条目的排列顺序相一致，保证检索到文件条目后能对应地找到文件实体。装盒时应注意以下问题：

档案盒的封面应使用全称或规范简称标明全宗名称，下加双横线。卷脊设置各项检索项，包括：全宗号、年度、保管期限、机构、起止件号、盒号。备考表放在盒内所有归档文件之后，用以对盒内归档文件进行必要的注释说明。备考表上设置的项目包括盒内文件说明、整理人、检查人和日期。

2．5上架

文书档案编目装盒后，将档案盒分保管期限按盒号顺序上架即可完成档案的整理工作。文件级文书档案的整理方法较多，不同的档案管理部门应根据本单位的大小和形成档案数量的多少等实际情况确定文书档案的分类整理方法对文书档案进行科学管理。

参考文献

[1]赵甲信.关于加快推进档案管理工作步伐的几点体会[J].陕西档案，2008（6）.

[2]赵鹏.档案工作落实科学发展观的关键[J].山东档案，2005（5）.