水利工程档案管理创新对策

水利工程档案管理创新对策

聂惠娟

聂惠娟

博罗县水土保持监督站516100

摘要：伴随着水利工程建设活动的持续进行，形成了全面反映工程建设和管理情况的档案资料，但旧有的档案管理观念、制度、模式、技术和服务已无法适应新时期水利工程的需要，因此本文对档案管理创新进行了探讨。

关键词：水利工程；档案管理；创新

水利工程档案是水利工程从立项、审批、招投标、勘察设计、施工到竣工验收等各阶段产生的具有保存价值的历史记录。从内容形式上看，有文字、图表、声像等类型。从档案来源上说，包括建设、勘察设计、施工和监理等各方的资料。档案是工程建设的依据，也是竣工验收的依据，还是工程运行、维护、修理、抗洪抢险、事故处理的依据，更是改建、扩建的依据[1]。水利工程一般投资较大、建设周期较长、技术性较强、信息量很大，所以水利工程档案管理比较复杂，需要严格的管理，还需要一定投入。现实中，因对档案重要性认识不足，人员、物质投入少，管理松懈，重建档、轻利用，使得档案管理中存在资料收集不齐、内容不真实、管理不规范、利用效率低等问题，不仅影响档案作用的发挥，甚至可能陷入法律纠纷中[2]，因此水利工程档案管理亟需创新，本文就此进行了分析和探讨。

1档案管理观念创新

1.1档案管理观念创新的依据

按照《档案法》第三条和水利部《关于印发水利工程建设项目档案验收管理办法的通知》（水办【2008】366号）第三、四条规定，水利工程参建单位及个人有义务保护档案，水利工程档案是工程竣工验收的依据。既然法律法规为做好档案管理提供明确依据，作为水利工程建设者就有责任和义务在完成工程建设的同时，做好档案管理工作。

1.2档案管理观念创新对策

基于水利工程特点，要做好档案工作，如果不按照一定程序、遵循一定方法是做不好的，但如何做得好源于正确的思想观念。水利工程建设关系国计民生，与人民群众的生命财产息息相关，同时水利工程既有阶段性特点，又是一个连续的过程，而且档案涉及多个单位，这就决定了整个工程的档案数量非常庞大，存放档案需要一定的空间，档案鉴定、收集、整理、归档、组卷等需要一定的人手和时间，所以只有高度重视，并将档案工作看成工程建设的重要组成部分，上升到与工程建设同等重要的高度，纳入重要议事日程中，认真履行档案管理职责，才能做好档案形成的每一个环节和步骤。

2档案管理制度创新

2.1档案管理制度创新的依据

俗话说“没有规矩不成方圆”，水利工程档案形成周期长、环节多、管理难度大，若没有制度的约束和规范，是无法做好这项工作的。制度除了规定怎样做以外，更重要的明确档案工作的责任和义务，避免因为工程任务的松紧而走形，也防止由于人员变动而波动。同时，也可减少工作之间、人员之间产生矛盾和冲突，有利于提高工作效率。

2.2档案管理制度创新对策

水利工程规模有大小，建设周期有长短，项目性质也有差别，所以应根据项目实际情况和管理特点制定档案管理制度。档案管理涉及不同单位和部门，需要各单位协调和配合，档案管理制度要明确界定各部门的职责范围，并将档案工作细化到相关责任人身上，例如项目经理、技术负责人、财务负责人及质量管理、工程资料管理的负责人。档案管理最重要的是资料收集、整理和归档，因此重点完善这方面的制度，确保该收集的资料都能收集到，不缺不失。还要明确档案资料经手人的责任，提高其工作责任心和积极性，所以要建立档案管理的岗位责任制。在档案工作中有过失必须纠正，要做到赏罚分明才能促使相关人员一丝不苟，严肃认真对待档案工作，故而应建立档案过失追究制度。落实和执行制度比制定制度更重要，许多单位部门不是没有制度，而是缺乏执行，因而要建立监督检查制度，对照制度检查执行和落实情况，并核查档案的真实性、及时性，防止档案资料造假。

3档案管理模式创新

3.1档案管理模式创新的依据

水利工程档案管理的传统模式是在工程管理部门的一个科室或资料室附设档案管理，也就是形成资料和保管资料的同时顺便进行档案整理，这种模式看起来很方便，既节省了人力，资料也无需多次搬运，但是随着水利工程建设事业的发展，弊端越来越突出。由于档案管理工作不独立，人员多为兼职，随着工程进展，在任务紧张时档案工作让位于其他工作，因此这种模式非常需要创新。

3.2档案管理模式创新对策

水利工程档案管理模式的创新可借鉴其他行业的成功经验，将档案管理从其他部门中分离出来，设立独立的档案室，并安排专职档案工作人员，这样可以保证档案及时收集、整理和归档。另外，鉴于水利工程的特点，档案管理应实行集中统一的管理，建设单位档案部门应统领其他参建单位的档案管理，除做好本单位的档案管理工作以外，协调和指导勘察设计、施工、监理等单位的档案工作，制定档案收集、整理、归档的标准，以规范档案管理。为了提高各参建单位档案管理的意识，应将档案管理纳入各单位或部门的考核体系中，并形成完整的工程档案管理网络，使不同时期不同阶段的档案工作都能及时有效进行。

4档案管理技术创新

4.1档案管理技术创新的依据

水利工程档案管理过去一直以人工为主，即使配置了计算机、网络等设备，也只是在计算机中存储一些目录，信息技术的优势远未得到充分发挥。由于没有形成资源共享的观念，没有建立档案检索、查阅、归档的信息系统，手工作业方式效率低，工作强度大。办公自动化技术正得到推广和应用，但电子档案没有引起足够的重视。以上情况表明，档案管理技术创新势在必行。

4.2档案管理技术创新对策

档案管理正由纸质化向电子化发展，增加一些投入建设档案信息化管理系统，可以顺应这种发展趋势，使档案管理从繁杂、琐屑的人工操作中解放出来，充分发挥信息化、网络化、数字化的优势，利用计算机对档案资料整理、编辑，通过索引功能调阅档案资料，提高档案工作效率，借助网络实现资源共享，可提高档案资源的利用率和准确率，也使档案管理迈向现代化和自动化的轨道。

5档案管理服务创新

5.1档案管理服务创新的依据

在水利工程档案管理中存在着不重视利用的问题，这也是服务观念仍停留在资料收集、整理和保管上，或者也只是坐等上门和看摊守库式的被动服务。试想如果不将档案资料利用起来，而是尘封在档案室中，那么活的档案也变成故纸堆，失去了档案应有的价值，而且还占用空间和资源，所以这种服务观念必须创新。

5.2档案管理服务创新对策

水利工程档案管理必须扭转陈旧的服务理念，把服务作为档案部门的根本任务，树立“以人为本，服务至上”的工作理念，并作为档案管理工作永恒的主题。为此，要加强对档案工作人员宣传、教育和培训，增强服务意识，提高业务能力和服务水平。其次，从水利工程服务大局出发创新服务内容，利用信息化优势提供便捷的检索、借阅方式，使档案管理由封闭型、保管型向开放型、利用型转变。同时，加强与档案利用人员交流与互动，不断提高服务质量。

6结语

在水利工程档案管理创新活动中，以观念创新为先，因为思想是行动的指南；制度创新是保障，立了规矩行动才能步入正轨；通过模式创新才能激发管理的内在动力；凭借技术创新才有好的手段直达目的；服务创新为档案资源价值的实现铺平了道路。

参考文献：

[1]刘丹，曹丽娜.水利工程建设档案管理的创新[J].现代农业科技，2013（5）：217-218.

[2]笪艳.浅谈水利工程建设项目负责人在档案管理工作中的作用[J].治淮，2015（4）：53-54.