浅谈现代企业档案管理的创新

浅谈现代企业档案管理的创新

李辉

中交第三公路工程局有限公司建筑工程分公司北京市朝阳区100015

摘要：档案管理工作是企业非常重要的一部分。档案管理员应明确其职责，更新档案管理的理念，并提高档案管理的质量。本文从档案管理工作的重要性入手，对现代企业档案管理的创新进行了分析。

关键词：企业；档案管理；创新

引言

企业档案工作要始终注重企业生产经营的核心，为生产经营提供理论知识和信息参考。发挥企业档案在企业中的经济效益，促进管理和企业文化建设中的价值作用，不断提升企业的市场竞争力，实现企业的可持续发展。因此，企业的管理者要对企业档案管理非常重视，特别要注重企业档案的价值，为企业档案管理创造良好的外部开发环境。

1档案管理工作的重要性

在企业管理过程中，档案管理是一个重要组成部分。它反映企业发展的第一手资料。通过档案记录，企业在发展过程中的问题和优势将得到很好的体现，为今后企业的发展提供重要参考。企业通过分析档案资料，才能更好地实现前进和发展。在企业管理中，有多种类型的档案管理、人事档案、办公文件等。人事档案记录了员工工作经历、政治观、思想素质等各个方面。当企业引进人才时，可以充分参考这些资料，决定是否聘用，参考人事档案也是选聘高素质人才的重要组成部分。还有其他类型的文件，所有这些文件都包含重要的信息内容。我们可以借鉴档案中记载的一些资料，吸取教训，不断提高工作效率和工作质量，促进企业的快速发展。

2影响企业档案价值发挥的问题分析

2.1重实体，疏于资料收集

文件采集是企业档案工作的基础，也是企业档案价值功能的前提。做好资料的收集，才能为后期的企业法律维权、文化传播提供第一手资料。但从目前的企业档案价值的发挥来看，存在重实体实物档案的收集为主，疏于对重要文件资料收集的状况。造成这种现象的原因主要有：一方面，企业档案管理部门与生产业务部门联系不良，不熟悉企业档案管理的关键点和范围；另一方面，企业重制和忽视档案管理的现象更为普遍。很少有材料真正来自企业的重要技术创新和管理系统。此外，企业人员的流动性较大，文件材料收集不及时导致收集不完整的问题时有发生。

2.2偏定位，脱离业务实际

企业档案管理的最终目标是为企业的生产经营等业务提供服务，不断增强企业的经济实力，增强企业的文化软实力。但是，从企业档案管理的现状来看，忽视企业生产经营所需的档案服务内容，档案服务的主动性和积极性也不强。存在档案服务主业思考的不多，服务的产品不够丰富多样的现象。从企业业务实际执行档案管理最终会导致档案工作被动，缺乏资源，并降低企业档案管理的价值功能。

3现代企业档案管理创新措施

3.1提升企业档案价值意识

企业档案价值的浅层含义就是档案在企业的生产经营中具有某种应用价值。因此，要始终树立服务意识和服务理念，以企业档案应用为目标，注重企业档案价值功能的发挥。企业档案管理部门应注重做好档案编研工作，为企业的重要项目、重大活动等提供档案服务工作。企业档案管理部门要契合企业知识管理要素创新的需要，从重实体管理向重知识信息管理转变，积极探索企业档案知识化服务新模式，主动为企业生产、经营提供专业、集成的知识资源。此外，企业档案管理部门要善于从历年的知识宝库中，吸取养分，为企业短、中、长期规划的制订和出台提供参考。

3.2逐渐实现档案管理的信息资源数字化

档案信息资源的数字化是档案信息建设的重要前提和基础。将各种材料载体形式的文件处理转换为数字信息，并建立全文档案数据库和档案目录数据库。具体做法为：首先，通过数字处理将文件的文本版本以及该单元在日常工作中形成的电子版本和图像数据转换为数字档案；其次，对于本机各种媒体载体的文件，选择用于数字处理的密钥和合格文件，并将其转换为数字文件；三是上级或兄弟传送的各种媒体的官方文件和文本资料经解密后转换为数字文件。这将构建一个分类的数字档案数据库，以数字化档案资源。在此基础上，引入档案信息管理办公软件，利用计算机技术实现文件目录的布局和检索，形成高密度档案信息存储和快速查询访问，为实现文件管理信息奠定基础。

3.3加快档案现代化建设

档案现代化是近年来一直在推广的，不少新技术都得到了很好的使用。但是就客观效果而言，还是存在着一些问题。想要解决这些问题，需要做好以下几点。一是坚持标准化。在现代化建设中，最基础的是要有切实可行的标准，一旦标准制定了，就必须严格执行，这样才能有效提高档案管理质量。二是坚持专业化。信息化建设要求管理人员要更加专业化，能够熟练地运用最新的信息化技术手段来开展工作。三是坚持因地制宜。在现代化建设过程中，不能生搬硬套，要根据单位的实际情况开展档案建设，确保最后建立的体系是对之前档案管理有效地提升，而不是最终导致档案管理更繁琐更消耗人手。

3.4创新档案管理思路

在一定程度上，档案管理工作实际上相对枯燥。因此，在档案管理工作中，需要创新行为，科学技术的发展带来了档案管理创新的可能性。由于传统档案管理模型的影响，许多档案管理人员只是以初步的方式做事，他们并不关心当前对档案管理的需求。许多工作人员只是很好地进行归档，记录等工作，他们觉得他们已经完成了档案管理工作。这种档案管理方法已不能满足当前的需求。都应该要创新管理思路，改变旧有的管理想法，认真认识档案存在的价值，注重档案管理工作，将先进的意识，节奏和服务应用到档案管理工作中。才能让档案管理实现其真正的价值。

3.5档案管理信息化建设

档案管理信息化建设是传统档案管理的改革，不仅涉及传统管理理念的转变，仍然有很多资本投资，加上文件管理在机构的整体工作中处于辅助位置。因此，档案管理信息化的发展必须引起领导者的关注和员工的共识。只有领导重视，才会有应有的投入；只有员工的共识才能具备档案信息化建设的积极性和意识。这是档案信息化发展的先决条件。

必须拥有符合档案信息建设的设备和设施。硬件设备主要包括：计算机，数码相机，扫描仪，语音输入设备，多媒体传输设备等，完成数字模拟集成，数字编码，存储，传播等工作。该软件需要引入和购买系统软件并及时更新。设施建设的重点是配置符合数字档案保护和相关防磁和防光家具的档案。

必须有一个网络安全系统，包括健全的网络管理方法，健全的管理组织和管理责任制，有效的技术保护措施等，建立全面的综合防范机制，确保档案的安全和国家秘密，专利技术，商业秘密等有关网络传播和社会服务的信息。

结束语

随着社会的发展，企业档案管理逐渐受到人们的关注。为了更好地做好新形势下的档案管理，我们需要高素质的档案管理人才。本文对企业档案管理的问题进行了分析，针对存在的问题，我们应该增强企业档案价值发挥意识，逐渐实现档案管理的信息资源数字化，加快档案现代化建设，创新档案管理思路，加强档案管理信息化建设。

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