事业单位档案归档文件整理方法的思考万杰

事业单位档案归档文件整理方法的思考万杰

万杰

三门峡市路灯管理所河南三门峡472000

摘要：档案整理工作是科学合理的档案收集工作。组织和整理档案的目的是使档案更加系统化。一般来说，收集的数据是散乱的，数量多，成分复杂。在这种情况下，最好对档案进行整理，更好的实现档案的管理和利用。

关键词：事业单位；档案归档；文件整理

前言

档案工作的对象是档案，档案是通过收集工作中的文件资料所获得的，它是实现档案管理工作的物质基础。档案收集质量的好坏直接影响以后各项工作的开展。事业单位档案归档文件的整理，更是影响着单位今后工作的开展。同时，事业单位的档案管理工作也是国家档案管理工作的重要组成部分。事业单位档案归档文件整理工作中，在收到文件资料后，以日期或类型等对现有的文件进行整理、归纳，形成一系列的文件资料。文件资料在收集到档案室后，就要运用科学的方法对文件资料进行整理、立卷归案、编号上架形成档案。要想做好档案的归档工作，就要先整理好文件，文件是档案的物质载体。档案归档文件整理方法是否科学合理直接影响着档案文件管理工作的开展。科学的方法往往能够达到事半功倍的效果。科学的方法能够使散乱的文件实现条理、秩序，将文件中的重要部分凸显出来，为档案价值鉴定提供依据。

1档案整理工作的主要程序和主要内容

在档案整理工作中，掌握档案整理工作的程序和步骤是必须的，主要程序是对档案进行组织和排列以及档案的分类、排列、案卷目录的编制等由各个部门和人员进行整理，这些工作在整理的过程中并没有一定的先后顺序，在实际的操作过程中主要是根据工作人员的需要来进行的。在档案室中，档案室接受文书和其他部门递交上来的案卷，需要在大范围内将接收到的案卷进行整理，通过对案卷进行排列和案卷目录的加工，从而整理好档案；在档案室对档案进行入室保存，在具体的操作工作中因为档案管理人员质量检查工作不仔细，可能档案在入室的过程中与规定不相符合。一般在这种情况下，就需要对档案进行更加系统的加工，对不合理的档案进行调整，提高档案整理的质量。另外由于档案保存的时间过长，需要对档案进行局部调整，从而试档案整理系统更加完整；在档案室的日常工作中，可能会接收到一些零散的文件，这就需要档案管理人员对文件进行系统的整理。目前，在我国档案室的整理工作中，最平常的就是档案室对零散的文件进行系统的整理，因此，档案管理人员需要对整个档案管理程序进行熟悉。

2事业单位档案归档文件整理的主要原则

2.1档案保存文件整理的基础原则

事业单位档案是单位在日常活动学习中产生的，真实反映了单位的历史面貌。在进行事业单位文件整理的时候，要注意文件的整体性。如文件的正文、附件以及文件的请示与批复等都要保证其完整性。对于档案的整理工作，要尽量做到不拆卷整理。对各个部门整理归档的文件，要充分研究原来的卷宗，尽可能地遵循充分利用的原则，力求保持整理过程中档案的原状。若文档有明显的错误，可进行业务上的指导修改、纠正。

2.2坚持利于保管和有效利用的原则

在进行档案整理的过程中，要满足档案安全和有效利用的目的。如今，计算机技术的发展日新月异，事业单位的文件也多以电子档的形式上传下达，利用信息化技术对文件进行保存，可使不同目录的同一文件有效的索检出来，形成档案的成套体系。既有利于档案的保管，也能够将档案充分利用。

2.3严格遵守归档文件整理规则

《归档文件整理规则》是为企事业单位进行文件整理时的一项基本准则指导，其中包含了许多文件整理以及档案归档的基本方法和原则。如事由原则，即同一事由的相关文件整理排列在一起的原则；尽量不破坏原有文件排列的原则；以及对文件档案纸张编目等应遵循的一系列原则。这一规则的制定能够有效地促进文件整理和档案的归档，在规范档案管理人员工作的基础上，大大提高了工作效率和工作质量。

3事业单位档案整理工作的措施

3.1规范归档的区域

事业单位的归档范围关键是以现实的活动为主，档案整理的内容可以清楚确定地反映出，展现出事业单位日常的每一项经济活动。对于接收到的资料，要清楚确定资料属于哪方面的内容，要确保企业的每一项档案资料都要完整地实施归档，避免发生档案遗漏状况的出现，保证档案资料的价值。归档的范围关键是以单位当中的现实活动为主，然后对单位中职能活动和业务方面的工作做深入的反映。对外单位的资料而言，不论是上级或者是下级，还是一些非隶属关系的单位，都要把是不是和这单位有着直接的关系、是不是需要实施办理、是不是有运用价值等方面作为它归档的出发点。不可以有凡是文件都实施归档这个情况的发生，也不可以遗漏具有相对高价值的文件。通过这些形式的使用让档案方面的整理工作更为合理和科学的展开。

3.2保管的期限

就档案的保管期限而言，关键分为永久和定期2种方式，在定期当中又分为了2种，一般是30年和10年。而永久的档案保管意思就是可以没有期限地一直保存。关键牵涉的区域有单位当中的关键职能活动，于单位的发展、国家的发展和社会的发展具备久远价值的档案等要实施永久的保管。

3.3增强对归档文件的整理

事业单位的档案整理活动关键是指依照档案管理的规定，实施一系列的档案装订、档案分类、档案编号与档案排列等工作，这些工作是档案整理工作的关键组成部分。在档案整理的时候，一定要确保档案的齐全性与完整性，及时地实施档案的归档，并对发生问题的档案实施科学的修订，增强对归档文件的整理，推动档案整理的合理性。

3.4建设健全档案管理工作制度

要对档案管理工作实施合理科学的边走，建设健全有关的制度与规定。在对档案实施管理时，最关键的就是要依照档案管理的相关规章制度展开工作，所以，建设健全档案管理体系与制度对档案管理工作有极大的推动作用。现在，中国事业单位的档案管理工作水平尽管有一定的提升，管理的方法与技术也有一定的进步，可是管理系统与制度没有获得完全的更新与完善，这就需要事业单位重视档案管理工作系统与规章制度，让其渐渐健全完善，跟上档案管理工作发展的步伐，极好地为事业单位工作服务。

3.5提升档案管理队伍的综合素质建设

第一，在日常工作中，主管部门要定期对档案管理人员实施业务知识的培训，使他们可以熟练掌握新的档案管理知识和优秀的档案管理技术；第二，在日常工作中，主管部门要定期对档案管理人员实施思想政治培训，使档案管理人员对档案工作的责任心加强，提升档案管理人员的政治觉悟，从而让档案管理人员可以踏踏实实的把档案管理本职工作做好，进一步提升档案管理水平。

3.6信息化档案归档文件的整理方法

随着计算机技术的不断发展，事业单位实现了对档案的信息化管理，在管理效果上也得到很大提升。通过计算机，事业单位可以对相关档案管理软件进行下载和使用，之后对档案实施信息化电子管理。利用计算机，工作人员可以根据不同的时间、来源和部门等信息，将事业单位中的电子档案信息进行有效分类，并传送到相关文件夹中进行保存和管理，这样，可以提高档案的管理效率。通过这种管理方式，不仅有效缩短了管理时间，也实现了档案实际储存空间的节约。

结束语

档案整理工作就是根据一定的选择将原先零散的档案进行组合和排列，使档案整理系统化，对档案进行分类、排列、目录编制等。随着档案数量的不断增加，利用新技术和新方法提高档案整理的质量，保证档案应有的使用价值。

参考文献:

[1]任杰.论档案整理工作的基本原则[J].新校园(中旬)，2015(06).

[2]黄世喆.档案整理:从事由原则到来源原则的演进[J].档案学通讯，2017(02).