浅谈市政工程档案在城市建设与管理中的作用

浅谈市政工程档案在城市建设与管理中的作用

王永玲

仙桃市市政工程管理局湖北仙桃433000

摘要：市政工程在建设全周期内会产生勘测设计、招标投标、工程施工等多方面文件资料，会涉及土建、安装、电力等多专业。我国市政工程档案管理已经从传统的人工管理阶段逐步步入全新的数字化信息化的发展阶段，在此过渡阶段市政工程档案管理工作存在诸多问题。本文通过对市政工程档案的作用进行深入分析，并结合实际城市发展情况，提出几点认识，希望能给相关工作人员提供帮助。

关键词：市政工程；档案；管理；作用；措施

1导言

通过研究当前市政工程档案管理机制、档案管理标准化、信息化、专业化建设进程中存在的具体问题，针对问题提出健全市政工程档案管理机制、推进其标准化改革、提高信息化水平和专业化程度的具体对策。

2市政工程档案特点

市政工程档案的专业性和综合性不属于其他档案管理的范畴。

（1）形成时间长，数量大。建设市政工程项目，从勘察、评估，包括决策和立项、勘察设计、施工和竣工，到试运行，其时间跨度不超过一年，不超过三年或者五年。在此期间，能够反映与项目有关的重要职能和活动，并具有各种参考和利用价值载体的文件数量与一般类别档案的数量不可比。

（2）涉及单位多、种类全。一项市政工程的档案绝不仅仅是设计单位、施工单位或验收部门一家的材料。自立项起，审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像都能够用于指导城市建设与维护，都可有效预防、减少和解决城市运行过程中的问题，都应该归档以备利用。在此过程中的任一参建单位疏忽，未能及时归档全部资料，就会影响市政档案材料的完整性。

（3）档案门类多、载体杂。市政工程在建设全周期内会产生勘测设计、招标投标、工程施工等多方面文件资料，会涉及土建、安装、电力等多专业。不仅有文字档案类的纸质载体，还有3D模型、样品等实物载体，近年还多了声音、影像类的多媒体载体。

3市政工程档案管理工作存在的问题

3.1市政工程档案管理机制不健全

我国市政工程建设和管理领域，没有形成完善的市政档案管理制度。从项目前期、项目建设、竣工验收到后期管养，档案资料分别由不同的部门编制，统一收集归档难度较大。各部门之间和部门内部缺乏完善的档案管理体系和科学管理机制，档案管理缺乏细则，难以规范化管理，造成市政工程档案完整性、准确性和连续性打折，市政工程建设档案资料失真和归档滞后的现象时有发生，市政工程档案分散、不完整、没有统一归档和规范入库管理的现象普遍存在，导致市政工程统一归档接收率不高。

3.2市政工程档案管理专业化程度有待提高

市政工程档案管理具有很强的综合性和专业性，档案编制和管理人员的业务技能及综合素质对市政建设的质量和水平起着直接影响。在市政工程建设和维修管养行业，档案编制和管理人员大多非专业人员，档案管理力量薄弱，管理人员专业素养不高，管理水平不强，编制的档案资料质量良莠不齐，导致工程档案编制管理与项目建设难以同步形成，严重的还会导致工程档案失真、遗漏等现象发生。

当前部分以环境艺术设计为主要内容的市政工程普遍是政府工程，部分市政工程会先开工后办相关手续，极易导致工程档案的缺失以及档案信息的不对应。另外，缺乏完善健全的档案采集法规，导致市政工程档案采集缺乏相关法规指导，采集的档案资料缺乏参考价值。

3.3市政工程档案管理信息化程度低

档案资料的标准化、规范化是档案管理信息化的基础，档案资料标准化程度低制约了市政档案管理信息化的发展。一直以来对市政档案管理工作投入不足，市政档案归档、入库、查阅检索方式的数字化和信息化改革进展缓慢，市政档案管理方式滞后于社会发展的要求。我国城建档案资料管理中，低效的传统管理方式仍然占绝对优势，造成档案资料利用手续繁琐，查阅不方便。加上资料不完整、失真问题导致可参考性降低，造成档案资料利用率较低，服务社会的功能减弱。

4市政工程档案采集和管理的改善策略

4.1完善工程竣工验收备案管理制度

为实现市政工程档案采集效率的大幅度提高，应完善工程竣工验收备案管理制度。相关部门要积极推动完善市政工程竣工验收预备案制度，通过制度严格控制市政工程档案采集的各个环节，实现市政档案采集效率的有效提高。要遵循市政工程建设的相关规律，对市政工程档案的采集程序进行逐步完善。对规模较大，且以环境艺术设计为主要内容的市政工程，要对施工进度进行实时密切跟进，实现分阶段、全方位的档案资料信息采集。要密切关注市政工程验收之后的各类数据资料，充分利用参考价值较高的文件资料，对市政工程档案进行科学筛选和悉心归档，有效提高市政工程档案的参考价值。

4.2做好市政工程档案编制工作

近年来，我国不断进行经济结构调整，在进行城市建设发展的过程中，对于城市立体化程度也在不断提升，城市建设整体向空中和地下发展，这种地上和地下的建筑交织构成了城市的动脉，过去在城市建设管理上，存在各部门各自为政的现象，而且在道路管线以及相应的配套设施方面还存在界限不明确等缺点。为了能够更加系统地提供档案信息资料，我们根据城市建设，市政设施管理和维护工作的实际需要，针对道路、桥梁、路灯等资料进行统一编制，将全市在市政设施的走向、数量以及分布情况进行图形和文字编入。另外，从档案材料的特点来看，市政工程档案有别于一般的工程档案，其形成周期较长，类别广、来源广，我们结合市政工程档案的特点，与当地有关部门进行协商，与档案人员、工程技术人员一起组织了各种工程会议，涉及工程量验收，技术交流等内容，能够帮助我们及时掌握工程运行的实际情况和进展，并针对性地开展工作。

4.3提高档案管理信息化水平

利用现代网络技术实现档案各管理单位之间的资源共享，让城建档案馆和建设单位、业务单位之间进行实时动态的信息传递。构建以城建档案馆为中心，规划、设计、勘察、维修管养等档案资料利用部们和建设、施工、监理等档案收集编制管理业务部门为分支的信息交流网络，进行及时的业务指导和档案资料查询利用。利用多渠道智能检索查询档案资料，计算机贮存、云服务乃至人工智能服务，有效提高管理和服务效率，进而提高档案资料的利用率，发挥出它的技术效用和社会经济效益。

4.4提高档案管理人员的业务技能

部分以环境艺术设计为主要内容的市政工程档案涉及诸多图纸、模型、电子文件以及影像资料等，对档案管理人员的业务素质要求较高。因此，要加强对此类市政工程档案管理人员的教育培训，提高其业务能力，使之深入了解环境艺术设计的相关知识，并能熟练掌握计算机相关操作技能，能利用计算机技术熟练进行档案分类汇编以及档案信息检索。另外，要加强对档案管理人员的现代档案学知识理论培训，深化档案管理人员对现代档案学管理理论的理解，使之具备现代化的档案管理理念。

4.5强化档案采集意识

市政工程档案管理工作人员要强化档案采集意识，要积极学习市政工程档案采集管理的先进技术方法，熟练掌握先进的市政工程档案采集管理工作方式。对部分以环境艺术设计为主要内容的市政工程，相关档案管理人员要深入学习了解环境艺术设计的相关知识，有效筛选具有较高参考价值的档案资料。档案采集管理人员要深入市政工程建设各个环节，加强对各项相关数据、图纸以及模型等良好生成的监督指导，要有效协助市政工程建设单位对档案文件资料进行采集编制，充分发挥施工技术人员对市政工程档案资料采集的重要作用。

结语：市政工程档案的采集和管理存在诸多问题，要通过完善工程竣工验收备案管理制度、完善档案管理的法规和相关制度、强化档案采集意识、提高档案管理人员的业务技能等策略加以改善。只有这样才能最大程度将市政工程档案中储存的信息转化为现实生产力，发挥它的技术效用及社会经济效益，大大提高当前市政档案管理水平和管理效率。

参考文献：

[1]吴丽珍.简析市政工程档案管理存在的问题和对策[J].中华建设，2018（05）：76-77.