充分重视和利用中职学校档案之我见

充分重视和利用中职学校档案之我见

杨婷达州

◇杨婷

（四川省达州市水电学校达州635000）

【摘要】：学校档案管理工作的好坏，领导和政府的重视是第一位的。就我校目前的现状来看，学校的领导对档案管理的认识是到位的，因此，我校的学生档案管理及利用工作做得比较好。而对同类中职学校的调研表明，并不是所有的学校领导都像我校这样做得很好，他们的领导对档案工作的认识较为肤浅，对加强档案管理的重要性认识不足，没有意识到档案对教育事业的促进作用，认为学校不是什么政府职能部门，档案管理没必要也不可能要求得那么严格。而这种想法和做法都是对这项工作极为不利的。

【关键词】：中职校档案重视利用

由于历史的原因，中职学校的档案工作在相当长的一个时期都是处于比较混乱的状态，随着《档案法》的实施，同期职业教育事业也得到了迅速的发展，学校的管理工作也日臻完善。那么如何将中职学校档案利用与服务通过某种方式联系起来，让中职学校的档案起到它应有的作用，这是一个值得研究的课题。本文准备从对中职学校档案的重视及利用两个方面来谈谈自己的一些观点。

一、中职学校档案管理工作应在领导的重视中成长

中职学校的档案管理，首先要取得各级政府和领导的重视，在他们的重视下，使档案工作室的硬件达到标准要求。在调研工作中，我发现档案室有的不具备最基本的保管档案的通风、防潮、防霉、防盗、防火条件要求，档案材料随处散放，造成极大隐患。档案保管设备不齐全，大部分学校档案保管箱是20世纪七八十年代购置的，个别学校仍用木头箱，很不规范，影响保管使用效果。之所以造成这种现象，原因很明显，领导不重视。

其次，档案管理工作应选派专业的档案工作人员或选派骨干人员参加专业的档案工作培训，使他们有系统的、专业的档案管理知识，让他们在管理中有条不紊地进行工作，从而使档案达到专业要求。中职学校档案是全校师生在教育领域、科研活动中的一系列活动的所有记录，是各级领导及师生创造的珍贵业绩，是学校的一笔宝贵财富。传统的中职学校的档案管理模式难以适应学校发展的需要，须在此基础上开辟新的利用与服务思路。最大限度的满足学校师生及社会群体对档案信息的需求。与此同时，发挥学校档案信息的重大指导与借鉴作用，实现档案应有的价值。

要借助现有的现代化技术手段，对过去的档案进行处理，变过去的“文字档案或图片档案”为“电子档案”。便于使用，提高查阅及使用效率。中职学校档案管理工作必须打破传统的档案管理模式。

在档案收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研和提供利用环节中，对一些落后繁杂的具体操作手段进行革新，应用现代信息技术手段，完善档案检索体系，不断丰富馆（室）藏档案，加强档案资源数字化管理，扩大档案业务建设。它不仅包括文书档案、人事档案、会计档案、基建档案、设备档案、声像档案、实物档案，还有其独特的教育教学档案、实训档案，重大的教育教学教研业绩成果档案等等。中职学校档案管理工作必须站在档案事业发展的前列，在改革的基础上不断地与时俱进。要借助现代化技术手段，对过去的档案进行处理，方便利用。

专业的档案管理工作人员要对档案的管理的工作加强认识，提高重视程度。专业的档案管理工作人员，一方面要加强对档案的归类，整理等常规工作，同时还要不断地加强学习，使自己的管理理论和技术都处在时代的前列，整理出更科学、更规范、更实用的新型档案。

二、用创新的观点和思路来利用中职学校的档案

中职学校档案的利用必须结合档案的特点。

首先，要符合保密规定，凡是还未解密的档案，或只有特定的工作人员才能使用的档案，就不能对公众开放。这是一个原则问题，而不是可有可无的问题。我在调研的过程中，发现个别学校由于资料归类不完善，使一部分应该处于保密时期的档案与普通的档案进行了混淆，这种做法是不科学的，也是非常危险的。

其次，要建立档案的网络建构工作，让中职学校的档案能得到充分而有效地利用。过去，中职学校的档案在使用对象上一般是在校的领导、老师及学生。在使用的方法上以查阅、复制为主。现在，我们应当利用档案的电子化，利用快速而方便的网络，开辟新的利用思路，把专业化、群众化、特色化，以及不断的开辟档案服务的途径这四者作为新思路服务的重中之重。提高档案的利用率，同时充分发挥档案在社会中的重大作用。

中职学校档案的利用不能再以传统单一的模式对外联系，在不涉及学校安全及秘密的基础上，可以让需求者通过网络、书刊等多渠道的阅读了解学校的具体情况。同时，学校必须站在需求者的角度，建立多样的联系，充分利用学校的档案，来了解学校，走进学校，为学校创造财富。只有建立各种不同的联系，才能为档案与需求者建立密切的依存关系，让档案工作更好的为广大师生与社会群众服务，这样中职学校档案才会有新的发展动力。提高中职档案的专业化水平，打造精英档案。过去，某些教师对教学档案的归档持抵触态度，认为教案、自编讲义等材料是自己在教学过程中取得的成果，属于私有财产，若经档案部门归档后就会成为公有财产，容易抹杀个人的成绩，并且再利用时借用手续繁琐，还是自己保管放心、方便。这种情绪和做法，对学校的发展是极为不利的，我们应当建立完善的奖励制度，对专业档案进行精英化归类及整理，打造属于自己的品牌。

总之，中职学校的档案管理工作内容相当丰富，我们不仅要改变学校档案的利用思路，关键是要从档案的服务角度来寻找适合自己学校特色的方式和方法，只有这样中职学校档案管理工作才会越做越好。