测绘成果电子文件的归档管理

测绘成果电子文件的归档管理

李上凤

云南云测科技有限责任公司云南昆明650031

摘要：测绘成果电子文件是近年来测绘结果的主要表现形式，具有很强的时代性及信息化特点，在各大领域测绘工作中均得到了体现。测绘成果电子文件归档管理对测绘行业发展起到了积极作用，故长期以来都得到了社会各方人士尤其是测绘单位相关工作人员的重视及关注。所以下文先简单概述了测绘成果电子文件，然后简要分析了测绘成果电子文件归档管理问题，最后根据问题深入探讨了测绘成果电子文件的归档管理措施，希望能够给相关工作人员提供有用的参考价值。

关键词：测绘电子文件；归档管理；问题及措施

如今，已经迎来了信息网络时代，很多信息技术、网络技术及数字化技术均被广泛应用到各大领域，促进了各大领域信息化、网络化及数字化发展，加快我国社会发展进度。测绘成果电子文件归档管理作为测绘单位管理重要内容，也同样应用到了信息技术及网络技术，实现了测绘成果电子文件归档管理信息化，有效提高了测绘成果电子文件归档管理质量及效率。对此，本文作者根据自己对电子文件管理理论及方法、测绘成果电子文件特殊性的了解，结合测绘工作经验等，对测绘成果电子文件的归档管理进行了详细分析。

1.测绘成果电子文件的简单概述

测绘成果简而言之就是测绘工作中所获取的测量结果及绘制结果的总称，因此具有显著的综合性，根据测绘行业性质及特点可以将测绘成果分为外业测绘成果、内业测绘成果、相关文字说明三个部分，其中外业测绘成果主要是指测绘人员利用测绘专业知识，结合相关测量仪器，对地球表面地形、地物空间位置等进行测量，最终获取原始测绘成果；内业测绘成果则是指内业人员利用相关测量仪器对外业原始测绘成果进行加工处理，即将外业原始测绘成果作为基础信息，利用信息技术及数字化技术等对基础信息进行拓扑、缩编、数据处理、图纸编绘等，最终产生的专题地图和数据成果[1]。现如今，测绘成果获取方式已经逐渐实现了多样化，不仅应用到了先进的测量设备，还应用到了专业的制图软件、测量成果处理系统、数据采集技术、测绘成果编辑器及合成器等，是测绘成果最终转变成了有效的电子文件，方便归档管理[2]。

2.测绘成果电子文件的归档管理问题

第一，移交登记不足，存储管理随意：相关工作者在移交资料时并没有按照相关程序进行，而是随意移交给别人，也没有备份到计算机硬盘里，导致文件数目不清。第二，检索查询困难：文件资料管理人员并没有对测绘成果电子文件进行分类的编排，只是简单存入硬盘，增加了文件资料的检索查询难度。第三，统计分析不便：文件资源管理人员并没有严格按照相关规定及标准对文件进行统计和管理，导致测绘成果电子文件归档时出现统计错误、统计分析不便等问题。第四，缺乏先进的管理及控制制度：就目前来说我国的测绘成果电子文件归档管理体系还不够完善，相应的管理及控制制度也没有建立起来，这对于测绘成果电子文件的归档管理质量及效率提高是非常不利的。第五，安全漏洞频出：部分测绘成果电子文件因为在归档时没有进行详细记录及安全维护，导致在更新电子文件时出现成果测绘成果电子文件缺失、泄露等问题[2-3]。

3.测绘成果电子文件的归档管理措施

3.1完善文件移交登记制度

第一，检查生产部门移交的成果清单与电子文件的信息类别和各项文字资料是否齐全；第二，检查移交的文件是否符合测绘应用软件的通用格式，在数据入库之前，必须对数据进行检查，确保数据的质量符合要求；第三，检查无误后资料管理员及时填写“电子文件记录登记表”，并赋上双方电子签名，保证归档电子文件的有效性，数据便可入库归档了[3]。

3.2建立较为完善控制及全程监控制度

第一，要根据测绘成果电子文件归档管理实际需要建立对应档案质量控制标准，并配套相应的归档管理工作全程监控制度，以提高测绘成果电子文件归档管理工作质量及效率；第二，要利用信息技术及数字化技术建立测绘成果电子文件归档管理信息系统，并在该系统基础上构建配套的控制系统，以实现对测绘成果电子文件的信息化管理及监督；第三，要建立统一的测绘成果电子文件规范格式、子文件标准等，以保证测绘成果电子文件得到统一化、标准化及规范化归档管理；第四，要对测绘项目生产全过程进行监督及管理，以提高测绘结果准确度及真实性，从而提高了测绘成果电子文件的真实性、可靠性；第五，要利用信息技术对测绘成果电子文件进行全面、动态和系统把管理，以保证测绘成果电子文件管理质量及效率[3-4]。

3.3加强文件信息的安全管理

测绘成果电子文件信息的安全管理主要包括局域网、管理系统、电子文件、主体计算机和资料管理员等内容，具体见表1。

表1测绘成果电子文件信息的安全管理项目及措施

3.4提高对数据更新、数据维护及数据备份的重视度

第一，测绘成果电子文件管理者要深刻意识到数据对测绘结果的重要性，即高准确度的数据能够保证和提高测绘文件的质量，从而保证了测绘成果电子文件的归档管理质量；第二，要定期对测绘成果电子文件中的数据进行更新，因为任何事物都是发展和变化的，测绘项目也是在不断进步，故相应的测绘成果也发生了改变，故需要及时调整和更新测绘成果电子文件中的数据；第三，在更新测绘成果电子文件数据的同时，还要对被更新的数据及新数据进行备份，避免因外部原因导致数据丢失，影响测绘成果电子文件的归档管理质量；第四，还需要根据相关归档管理要求，对测绘成果电子文件中的数据进行维护，以保证数据信息的安全性、完整性及真实性[4]。

4.结语

总而言之，测绘电子产品是信息技术及数字化技术得到发展及应用的基础上发展而来，因此具有很强的信息化及数字化特点，能够满足不同测绘单位及客户的测绘工作需要，其测绘结果更是一种特殊的商品，并具有明确的版权，因此被纳入《中国测绘法》的保护范围内。十年前，我国很多测绘结果都需要通过纸质图件表现，在当时能够为测绘工作提供真实可靠的依据，但成果图像绘制过程很复杂，需要花费很多时间，故只在部分领域得到了应用，诸如地质测绘等领域。但随着科学技术水平的提高，各种信息技术及数字化技术均被应用到各种测绘仪器创新及完善中，提高了测绘仪器及软件等测绘功能，提高了这些仪器及软件的测绘质量及效率，加快了我国测绘行业发展。这意味着测绘过程中会产生很多测绘成果，并以电子文件的形式展现出来，直接影响了测绘行业发展，故为了提高测绘工作质量，促进测绘行业发展，必须加强对测绘结果电子文件的归档管理。

参考文献

[1]李佳,刘悦.浅谈测绘项目档案前端控制[J].测绘与空间地理信息,2016,39(08):222-224.

[2]张爱平.测绘工程档案中质量控制的重要性浅析[J].办公室业务,2014(21):208.

[3]李勇,贺智.浅谈如何做好测绘单位电子文件及电子档案管理[J].科技创新与应用,2013(27):73-74.

[4]唐根林,丁龙远.省级数字测绘档案馆建设模式研究[J].现代测绘,2014,37(04):60-61+64.