电力物资公司关于档案电子化推动公司管理转型的研究

电力物资公司关于档案电子化推动公司管理转型的研究

田少平郭亮冯潇孙士娇宋彦

(国网天津市电力公司物资公司天津市300000)

摘要:为缓解招投标档案存储、查询等方面的压力，响应国网公司电子化单轨制采购要求，开发招投标档案信息化管理系统，实现档案存储、查询、借阅等流程一体化智能管理，填补了招投标档案管理平台建设方面的空白，在国网系统内具有领先性。选用分布式数据库管理系统作为开发工具，实现本地数据直接上机存取，存储内容加密后可防止恶意篡改，利用局域网存储容灾备份，既保证资料真实可靠，又实现数据资源共享，促进档案管理更加高效、规范。

关键词:档案电子化数据库资源共享

一、背景及现状

招投标档案作为招投标活动的原始记录，具有重要的凭证作用，招投标档案是伴随招投标活动的全过程而形成的，在竣工结算、监察审计、投诉处理等方面都发挥着重要作用，确保招投标档案完整、准确、安全，能够促进项目单位更好的开展项目实施工作，并使物资管理工作更加规范。以天津市电力公司为例进行分析，每年整理并装订的招投标档案3000余卷，现阶段多采用纸质归档方式，且保管期限多为永久，逐年增加的招投标档案给公司经营发展带来诸多问题：

一是库房存储压力大，招投标档案库房面积有限，目前存储容量已接近饱和，若继续采用纸质归档方式，今年将面临增加投入新建库房的困难。

二是档案查询困难，每次审计或处理投诉时，需要借阅的招投标档案多达上百卷，不但搬运困难，而且查询繁琐，需要逐卷翻阅，耗费大量的人力物力。

三是档案电子化将是必然趋势，2017年同业对标指标中要求电子化单轨制采购率60%以上，只接收电子投标文件，纸质招投标档案将逐渐退出历史舞台，档案电子化将成为必然趋势。

四是招投标档案的利用价值亟待开发，现阶段对档案的开发利用很少，往往在有投诉审计或专项检查时才会进行档案查阅的工作，忽略了招投标档案中包含的历史数据利用价值，档案管理趋于简单化、扁平化。

二、概述

为缓解招投标档案存储、查询等方面的压力，同时充分开发利用招投标档案中蕴含的历史数据价值，响应国网公司电子化单轨制采购要求，开发招投标档案信息化管理系统，实现档案存储、查询、借阅、数据分析等流程一体化智能管理，填补了招投标档案管理平台建设方面的空白，在国网系统内具有领先性。

档案信息化管理系统选用分布式数据库作为开发工具，从录入、存储、查询、借阅、保密等方面实现招投标档案多维度管理；利用大数据分析、云计算等信息化手段，对招投标档案中的可用信息进行分析、计算，形成相关数据报告，最大限度的开发档案的利用价值，对日后的工作起到辅助决策作用；同时配套研发档案自动翻页扫描仪，通过软件、硬件“双提升”，促进档案管理更加高效、规范。

三、主要做法

（1）开发招投标档案信息化管理系统，从录入、存储、查询、借阅、保密等方面实现招投标档案多维度管理；同时研发配套的档案自动翻页扫描仪，实现案卷扫描、录入、存储的无缝链接。

（2）利用大数据、云计算等信息化手段，实现档案中大数据的分析计算功能，对招投标档案中的可用信息进行分析、计算，同时形成相关数据报告，最大限度的开发档案的利用价值，对日后的工作起到辅助决策作用。

四、主要创新点

（一）业务创新性

1.研发系统配套硬件设施，提高工作效率

现阶段，处于招投标档案电子化的初期，将纸质档案转化为电子档案需要人工一页一页地进行扫描，投入的人力、物力较多。由此，我团队创意研发档案自动翻页扫描仪，与档案信息化管理系统对接，利用操作终端，实现档案扫描、存储、查询、借阅等流程一体化智能管理，大大节约了档案电子化时间，档案管理更加方便、快捷。

2.招投标档案信息管理系统上线，提高档案查询效率

现阶段，查询档案需要在档案室的货架中逐卷查找，有的批次档案会达到200-300卷，查找难度大，搬运困难，系统建成后只需要通过查询功能就能调取想要的档案资料，很大程度上节省了人力及工作时间，提升了档案管理的效率、效益。

3.招投标档案电子化管理，节省库房存储空间

招投标档案数量众多，保管期限多为永久和30年，库房存储压力巨大，该项目通过开发软硬件一体的档案信息化管理系统，可充分发挥电子档案容量大、体积小的特点，大大节省档案库房的存储空间，同时具备查询方便、数据完整、不易损坏的优势,在一定程度上节约了成本。

4.利用系统数据分析功能，最大限度开发档案利用价值

现阶段的工作中，对于档案的应用仅仅停留在查询功能，忽略了档案中巨大的数据利用价值，利用招投标信息化管理系统，建立档案数据处理中心，冲破档案利用局限，使档案管理从封闭走向开放，从档案保管、利用向信息采集、管理和服务转变，实现档案信息资源的科学管理与合理利用。

（二）技术创新性

1.创新系统开发工具

系统的开发首次选用了分布式数据库管理系统作为开发工具，实现本地数据直接上机存取，存储内容加密后可防止恶意篡改，利用局域网存储容灾备份，实现档案系统和电子光盘“双轨制”存储和管理，既保证资料真实可靠，又实现数据资源共享，促进档案管理更加高效、规范。

2.安全、高效、易于维护的系统架构及容灾备份系统

为保证系统数据安全，减小在突发情况下出现的数据丢失风险，保证数据在各种灾难情况下的安全和业务的连续性，系统采用三层模式(3-Tier)的应用系统结构，用于接收用户的应用要求，数据库服务器用于存储档案数据，磁盘阵列用于备份数据库服务器中的数据。通过备份策略，在指定的时间备份计划，每月初对数据库进行全备份，每周进行增量备份，保证招投标档案的数据安全。

3.利用大数据和云计算分析功能挖掘档案数据价值

充分发挥计算机信息采集、综合统计功能强大的特点，完成招投标档案广泛、详细的数据查询功能，实现在海量的档案数据中准确找到所需要的数据。利用系统强大的云计算分析功能，及时快速地生成有参考价值的各种数据结果，为公司供应商信用评价体系建设、采购策略决策、资金投资计划制定提供有效支撑。

4.系统操作各环节安全保密性强

电子档案具有的共享性、交互性、多样性、开放性等特点，使其对软硬件平台的依赖性更强，对支持其运行的网络系统的安全性要求更高。招投标档案信息化管理系统统一设置用户权限，归档文件进行加密以及防复制处理，用户权限级别与文件密级对应，保证档案数字化和档案借阅、传递过程中的数据安全。

五、可行性分析

（一）推广可行性

1.缓解经营发展压力。招投标档案信息管理系统的开发，可以解决目前纸质招投标档案查找难度大、搬运困难、存储空间有限、人力物力投入多、档案利用率低等困难，同时响应国网公司单轨制采购要求，与推进采购资料电子化归档试点的做法吻合。

2.系统操作简单，可复制性和可推广性强。该项目在本地建立数据库及应用服务，不借助信息内外网络，可实现本地数据直接上机存取，不仅功能全面且操作简单，档案管理人员经简单培训即可上手操作，系统可操纵性、可复制性、可推广性较强，具备在国网系统和档案系统内推广借鉴的价值。

（二）推广范围

1.可在国网公司系统内进行推广

该项目填补了国网系统招投标档案管理平台建设方面的空白，在国网系统具有领先性，通过开发招投标档案信息化管理系统，可为招投标档案管理工作带来清晰的工作流程，实现数据集中管理、查询方便快速、节省存储空间等功能，具有在国网系统内推广应用的价值。

2.可在全国档案系统内进行推广

档案电子化是未来档案发展的必然趋势，该项目对档案中历史数据的分析计算和开发利用功能，在档案管理工作中也处于领先水平，从档案数据中挖掘深层价值，为日后的工作提供咨询与建议以及辅助决策等功能，具有在全国档案系统内推广应用的价值。

六、预测经济性和社会效益

（一）可预期经济效益

1.降低公司经营成本

招投标档案管理系统目的在于提升信息化业务的标准化、精益化管理水平，系统开发遵循实用性、合理性、扩展性原则，充分利用现有的软硬件配置，同时预留有性能和功能的扩展能力，大大节约成本开支，项目效果产出大于投入，降低档案管理的成本，提高档案相关工作的效率，提升档案数据的安全性。

2.评估企业潜在经济效益

招投标档案不仅能够为过去和现在的发展现状做一个明确的反映，更重要的是档案所包含的一些和科技、管理等有关的信息可以为公司的经济发展提供内在动力。通过招投标档案可以了解公司和利益相关方的实际需求，能够和公司的资产、人力、技术等这些因素结合起来，能够为解决经济纠纷、创新管理模式以及提供更科学的决策等方面提供证据，进而产生更大的经济效益。

3.发挥档案的凭证作用

招投标档案具有十分独特的属性，它不仅有很强的知识性和信息性，还具有一定的客观凭证性，因此招投标档案能够在处理政治、经济和法律以及其他的活动中发挥出其客观凭证的作用，具有一定的证据价值。在生产经营活动中，由于其提供的证据资料都具有一定的客观性、权威性和实效性，招投标档案能在特定的时刻产生直接的经济效益。

（二）可预期社会效益

1.资源共享，实现档案价值

利用招投标档案信息化管理系统，建立档案数据处理中心，冲破档案利用局限，依托档案资源共享，使档案管理从封闭走向开放，从档案整理、保管向档案开发、利用和服务转变，实现档案信息资源的科学管理与合理利用。

2.辅助决策，发挥档案效能

充分发挥招投标档案信息化管理系统数据分析功能，为公司信用体系建设、采购策略研究、资金投资计划等决策行为的制定提供有效数据支撑，可辅助完成监察审计、廉政追查等纪检工作，营造公平、公正、公开和诚实信用的招标采购环境。

3.优质服务，提升社会效益

利用系统统计否决投标的常见问题，组织供应商代表参加投标业务培训，指导供应商编制、递交投标文件，避免供应商因经验不足或对过程不了解造成不必要的损失，从供应商的角度出发，提升优质服务水平，保证供应商合法权益，让“公开透明”的采购理念深入人心，展示良好的企业形象。