实验室质量管理体系中内部审核研究

实验室质量管理体系中内部审核研究

邹梅

四川省地质矿产勘查开发局909水文地质工程地质队四川绵阳621000

摘要：质量管理体系的内部审核是实验室对自身的工作、过程或质量管理体系进行的审核。通过审核综合评价质量活动及其结果，对审核中发现的不符合采取纠正和改进措施，以此推动质量管理体系的持续改进，推进实验室进步。质量管理体系内部审核是实验室自我完善、自我改进的手段之一，高质量的质量体系内审活动是建立持续的质量改进机制的基础和保证。

关键词：实验室；质量管理体系；内部审核

1质量管理体系分类

内部审核也称为第一方审核或自我审核，它有别于由顾客或顾客派代表执行的第二方审核及由认证单位执行的第三方审核。然而无论是第一方、第二方、第三方审核目的都在于提升体系运行的效果，提供实验室提升管理的机会，只是审核的执行者差异而已。比较其重要性，第一方的内部审核应优于第二方和第三方外部审核。这是因为实验室内部的审核员对实验室内部体系的了解应比外部审核员更加熟悉且对发现缺点后的处理可完全在实验室内部完成。在内部审核时充分发掘问题以进行改善。内部审核属于质量管理体系PDCA循环中的监视环节，通过质量管理体系内部审核过程可对管理体系实现实验室目标的能力做出评价，还可评价管理体系中某个过程的优劣。

2提升实验室质量管理体系内部审核

组织如能充分发挥和提高内部审核的作用则能长久地、比较全面地为组织改进提供着眼点，弥补外部审核的不足，实现组织质量管理水平的提高和产品质量的持续改进。组织如何通过提高内部审核的有效性而使实验室的管理得到提升，应做好以下几点工作。

2.1管理层的高度关注

质量管理体系的内部审核，涉及到体系的各职能部门和所有过程。只有实验室的管理层从思想上重视，从人、财、物等方面予以大力的支持内审，工作才能顺利开展，以实现质量管理体系持续有效的改进。应将传统实验室质量管理"管结果"变为"管过程、管因素、管结果"，使质量管理从最初的"做"标准转变到自觉地"用"标准。

2.2做好内审策划

周密的策划是成功内审的开始，因此必须在审核组的组成、审核员的分工、审核日程安排和准备工作文件等方面周密策划。其目的是使审核工作更具针对性、更具效率。应聘任具有合格资质的审核人员组成审核组，委任审核组长。对全年审核工作要进行全面的策划，对质量体系审核的范围、活动内容和时间、审核人员的分组以及审核依据等要作出具体安排，该计划经管理高层批准后应及时分送到体系所涉及的所有职能部门。同时，审核组要根据计划安排，按照编制要求提前编制检查表，准备现场审核记录清单为审核活动顺利开展做好各项准备。审核组成员都是由经过培训合格的内审员组成审核组长，一般由管理者代表担任充分体现实验室领导对贯标工作的关注程度。内审组成员的结合上还应考虑多种情况的结合，如考虑使新老内审员结合为管理体系运行培养后备力量，考虑审核员的水平高低有所结合，便于整体审核水平得到提高；考虑专业不同的审核员结合，利于对各个专业的深入审核；考虑老、中、青的结合使整个审核组既保持沉稳持重又具有创新意识等。

2.3重视首次会议、末次会议及审核组会议的召开

这三个会议对于审核组与受审部门之间的沟通和交流审核信息的及时反馈，以及对审核过程的控制都起着十分重要的作用。因此，审核组对每个会议的侧重点、会议要通报的主要事项以及要讨论的主要议题都要有清晰的了解，做好充分的准备。首次会议和末次会议一般由实验室领导、审核组全体成员、各相关部门的负责人及有关人员参加。首次会议主要是申明审核目的和范围传达审核计划、强调审核原则、澄清有关问题、落实相关安排。末次会议主要是答谢受审方给予的支持，通报审核结论，报告不符合项，重申审核原则,重点则是对不符合项提出纠正措施和要求。而在对受审核方的现场审核基本完成后,审核组应召开内部会议,小组成员互相交流以下情况:审核了哪些部门、人员,采用了什么样的审核方法,受审核方做得怎么样,对发现的问题准备如何判断不符合状态等。其它成员对该审核员的不足之处进行修正,如:审核是否到位、审核方法是否正确、判断是否准确等。必要时,审核组应对缺漏的项目补充审核。审核组内部会议为内审员之间互相学习提供了良好的途径,也是审核组长把握审核方向和审核进程的重要渠道。

2.4从审核质量上予以保证

首先要突出主要过程的审核,实施内部审核时,均应以主要过程为主线,在确保不漏项的情况下,重点突出对主要过程的审核。在按部门进行审核时,依据各部门涉及过程职责的重要程度,对重要部门进行重点审核。其次是要抓好现场审核,这是整个审核工作关键性环节和重要的接口,是整个审核工作最灵魂的部分。现场审核获取的客观证据和相关信息,将是评价质量体系运行有效性和充分性的重要依据,其涉及面广、工作量大。现场审核主要围绕两方面展开,一是收集客观证据,二是对客观证据进行分析。在现场审核过程中审核员根据检查表的设计要求,生产工艺、经营与服务的特点、实验室的组织架构等实际情况,合理安排检查路径。

在审核方法的选用上,一般采取抽样调查,为使审核结论客观公正,应尽可能抽取有代表性的样本。现场审核应善观察、抓线索；轻表面、重实质；重证据、轻口信。现场调查一般包括"听、看、问、查"四个环节。“听”主要是听受审部门有关人员的介绍；“看”主要是查阅受审部门有关资料,其中包括制度、计划、规范、程序和原始记录等；“问”主要是在听取介绍情况时提出问题,问清情况,掌握现状；“查”主要是为立论有据,将听、看、问收集到的情况和问题,采取顺藤摸瓜的方法,到现场查证核实,一查到底,由点及面了解全貌。在现场调查中,审核人员会面对较为复杂的人和事,会遭遇到各种意外的情况,这时审核人员就会发挥自身所长,充分运用好专业的判断,尤其是对不符合项的界定,都会贯彻“以事实为依据,以标准为准绳”的判断理念。在内审中发现一些不符合是正常的,问题发现得越充分,自我整改就会越彻底,第二方或第三方审核时出现的不符合就会越少,这样既能得到认证机构的认可,又能提高顾客的满意程度。

2.5认真编写内部审核报告

内部审核报告是对实验室管理体系运行情况的总体评价,以便通过总结分析,明确存在的问题和改进的方向。审核报告是整个审核工作的外在体现,是在对客观证据及审核记录进行认真统计、分析、归纳和评价基础上形成的审核总结。每一次内部审核结束后,管理者代表组织有关人员对审核情况作出全面总结并写出总结报告,在报告中即要反应客观证据和审核发现,又要透过现象看本质,通过局部看全局,要用典型的事实、数据说话,要聚焦组织领导和顾客关心的问题。审核报告在报有关管理高层审查同意后,会尽快送达受审方。最后,是要加强内部审核的后续跟踪。改进是永无止境的,实验室的质量管理体系也是一个与时俱进的过程,只有通过不断的完善和改进,才能推动实验室运作的规范化,从而提升实验室整体质量管理平台,更好地拓展业务,参与市场竞争。开展质量内部审核的主要目的是发现问题,促使有关职能部门采取纠正和预防措施,以实现质量与服务的改进。

3小结

总而言之在当前的实验室工作中质量管理体系的内部审核工作是保证实验室工作质量的有效措施，同时也是实验室在建立和运行质量管理体系后必须长期进行的一项管理工作。需要受到实验室管理人员的重视切实保证实验室质量目标的实现为社会和用户提供公正准确的数据支撑。

参考文献

[1]紫帮衡.质量审核[M].北京:机械工业出版社,2004,4(01).

[2]董文尧.质量管理学[M].北京:清华大学出版社,2006,6(07).

[3]光耀华.新编品质、环境管理体系内审员培训教程[M].北京：中国标准出版社,2003,12(01).