浅析办公室精细化行政管理的策略

浅析办公室精细化行政管理的策略

梁博

广西建工集团第二安装建设有限公司?545006

摘要：由于办公室行政管理工作具有十分重要的作用，但在实际管理工作中存在内容繁琐及责任重大的问题，一旦处理不当，则会对单位的正常运行带来较大的影响。因此针对办公室行政管理工作，需要实施精细化管理，加快推动办公室行政管理工作的规范化和科学化，全面提高办公室行政管理的水平。

关键词：办公室；精细化；行政管理；策略

中图分类号：C931文献标识码：A

引言

在办公室行政工作中，通过规范化、精细化的管理理念，有效提高整体管理效率，降低管理成本，确保行政工作达到预期的效果。特别是在当前的市场经济环境下，办公室管理能够充分整合各种先进的管理理念，加快办公管理的精细化发展，为各项工作单位的顺利实施打下良好的基础。

1企业行政管理工作采用精细化管理的重要性

在国有企业的组织架构中，办公室是必不可少的一个重要部门。该部门工作多而繁杂，且要负责将上级领导要求的工作按时且及时的执行，包括员工需求及心声的调查，日常会议的安排及准备等等，同时企业的生产经营工作离不开办公室的支撑，一线需要全身心投入到生产经营工作，而办公室则要做好支撑服务工作，进而保证生产经营工作的顺利完成。除此以外，我国的国有企业目前的现状也是采用精细化管理的前提。为了更好的发挥国有企业办公室部门职能的作用，则急需采用精细化管理方式，将抵消的管理方式摒弃，合理安排，人事合一，不断提高每个人及部门的工作效率，提高管理水平，为生产经营工作做好支撑。

2办公室行政管理现状

首先，办公室作为行政工作的枢纽，承担着承上启下、协调左右和连结内外的作用，这些工作均具有很强的政策性和原则性；其次，行政办公室的所有工作都必须要围绕学校的中心工作开展，所有工作都服务于学校教学及科研工作；再次，企业行政办公室需要承担学校的一些突发事件；最后，企业行政办公室的工作覆盖范围广泛，涉及到办文办事、来信来访、调查研究、会务组织、协调服务等诸多方面，具有繁杂性。企业行政办公室是企业最为主要的部分之一。但是从目前大部分企业行政办公室的实际情况来看，其在运行的过程中还存在一系列的不足和问题，这些问题和不足在很大程度上影响到行政办公室功能的发挥。具体表现在以下几个方面：首先，企业行政办公室所制定的各种制度和体制已经无法适应现代行政工作和行政工作的要求；其次，行政办公室岗位体系不够健全，导致行政办公室工作职责不明确，未建立有效的绩效考核机制，对于企业行政办公室工作效率的提升产生了一定的负面影响；再次，企业行政办公室对于日常的工作缺乏合理的规划和安排，使得工作中没有条理；最后，行政办公室工作人员的专业素质还有待进一步的提升，高校在发展过程中十分重视专业技术人才的引进，但是对于行政办公室的人员来讲不够重视，导致其专业素质相对较低，与现代办公的要求还存在很大的差距。

3办公室行政管理工作精细化管理的要求

3.1树立管理目标，细化工作流程

国有企业组织架构庞大，人员冗杂，存在较多的“闲人”，且工作效率低下。行政管理工作看似简单，实则多而杂，上到企业领导，下到企业员工，所以，国有企业的行政管理工作应该先确立管理目标，有了目标也就有了方向。同时，将工作流程进行细化，并严格要求员工执行。首先，人员分工明确，保证人人有事做，事事有人做，制定科学合理的岗位岗级。其次，将原有繁琐的工作流程简化，简化不代表粗略工作，既要保证简，同样也要保证细，不漏项。在此过程中，要发现现阶段管理中存在的问题，及时纠正，同时，要提升办公自动化，保证各工作环节的无缝对接。最后，制定一定的考评制度。在整个行政管理工作精细化执行中，要及时总结，并发现表现突出的员工，对其进行一定的激励，对于存在问题的员工，也要及时的进行批评教育，从而更好的完成行政管理工作。

3.2将精细化管理融入到企业文化理念

企业文化在企业的发展中无形的起到了鼓舞人心，稳定人心的作用，是一种无形的力量，在各种工作中，我们经常会引用并贯彻执行企业文化理念。所以，国有企业为了将精细化管理与行政管理相融合，则可以考虑将精细化管理与企业文化结合，让企业员工知道，精细化管理不但是一种管理方法，其更是一种企业文化，企业员工会在无形的潜意识中接受此理念，并在工作中运用执行精细化管理方式。

3.3相关制度的建立促进精细化管理的发展与执行

精细化管理工作的推行离不开企业相关管理制度的建立与执行。精细化管理方式在推行及应用的过程中同样离不开办公室的内部制度建设，部门建立并制定内部管理规定，在此基础上，员工将精细化管理融入其中，各尽其职，确保各项工作的高效高质完成，精细化管理是办公室行政管理工作高效的助推器，同时，也是员工提高自身管理水平的标准要求，为更好的应用精细化管理方式，需要为其建立一个较为科学化、系统化、细致化的制度体系，为精细化管理提供保障和依据。

3.4重视团队协作，建立管理“团队”

办公室工作质量的优劣，和工作人员配合、协调的好坏有着十分密切的联系，只有工作人员之间能够经常进行良好的沟通，才能在工作上进行良好的配合，这样就可以形成一个思想、一个目标、一个工作，真正的团结合作，使办公室工作的质量大幅提升，充分发挥整体的优势，成为一个有战斗力的“团队”。这就需要领导要可以实施人性化的管理，根据办公室工作人员的特点，让每一个人都可以发挥自己的特长，从而使每一个人都可以发挥出自己的作用。还要让每一个工作人员都要做到爱岗敬业，拥有良好的责任心，可以保持良好的精神面貌，完成上级领导下达的各种任务。

3.5提升自身的服务意识，积极开展主动服务

首先，在工作中工作人员要做到化被动为主动，要站在发展和改革的角度上，根据自身工作的核心关键，提升自己工作的主动性，要拥有良好的预见性，并使工作有计划性，遇到各种事情都要有一定的远见，并对其进行深入的思考。要做到可以深刻的理解单位领导的意图，还要想到领导没有想到的，从而可以为领导的决策提供有用的参考意见。其次，要使相关工作由过去的事物型服务，积极的转化为政务型服务。这就要围绕着最主要的办会、办事、办文三个工作任务展开，要做到为领导把好文件质量关、依法行政关。同时，将改革服务牢牢的贯彻到实际工作中，要有意识的强化自身的创新意识，要可以做到勇于创新、锐意进取，从而可以结合现在的新形势的任务要求，不再是一味的“服从命令听指挥”，而要自发的谋思路、想问题，要做到可以发现问题、提出问题，并采取有效的手段解决出现的各种问题。

结束语

在现代社会的发展过程中，精细化管理是现代管理的必然要求。办公室行政精细化管理可以有效地解决办公室行政管理中的一些混乱，有效地匹配行政岗位、职责和人员，实现管理成本的节约和管理效率的提高，从而提供各种各样的办公室工作。有序的发展奠定了良好的基础。在实际工作中，还应加强制度建设，细化和明确岗位职责，全面提高办公人员的综合素质，保证办公管理的精细化水平得到全面提高。

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