中学档案管理工作问题与工作效率提升方式

中学档案管理工作问题与工作效率提升方式

尹华君

邵阳市第六中学422000

摘要：中学档案管理工作是学校管理中至关重要的一个环节，然而在实际操作中常常存在着一些问题，比如文件整理不规范、信息检索不便捷等。本文结合中学档案管理的实际情况，分析了存在的问题，并提出了有效的提升工作效率的方式，包括建立规范的档案管理制度、利用信息化技术提升管理效率等。通过这些方式，可以有效提升中学档案管理工作的效率，提高工作质量，更好地为学校管理服务。

关键词：中学、档案管理、工作效率、信息化技术

引言：中学档案管理是中学管理工作中至关重要的一环，它不仅涉及学生的个人信息管理，还关系到学校教学、科研等方面的工作。然而，在实际操作中，我们发现中学档案管理存在着一些问题，比如档案整理不规范、信息检索不便捷等，严重影响了工作效率和质量。因此，如何提升中学档案管理工作的效率成为当务之急。

一、中学档案管理面临的主要挑战

（一）职员专业水平不足

在当前阶段，学生数量持续攀升，具备入学条件的学生数量也在增加。这一现象使得学生档案资料日益增多，档案内容变得更加繁杂。因此，在档案管理方面，对管理人员的专业能力要求日益提升。目前情况下，工作人员往往身兼数职，导致他们无法将全部心力投入到档案管理工作中。另外，学校对档案管理工作的资金投入不足，未能有效激发学生的学习热情。学校规模有限，难以吸引优秀技术人才，专业人才流失现象时有发生，从而使得档案管理队伍缺少高质量人才。

（二）中学档案管理方法存在不足

随着我国经济的迅猛增长，众多信息技术被广泛应用于不同行业，教育领域也不例外，这包括将初中档案管理与网络信息技术结合。然而，在便捷性的同时，也伴随着诸多问题，如信息泄露风险，这也是当前管理工作的一个弊端。因此，在利用新技术提高档案管理效率的同时，必须高度重视档案的安全性。

（三）与现代化步伐脱节的中学档案保管模式

信息技术的飞速融合使得传统档案保管手段显得不再合时宜，无法满足当前时代的需求。这种情况造成众多档案资料未能得到恰当的维护，丢失问题时有发生。迫切需要对管理方法进行升级，打造一套与现代接轨、科学高效的档案保管体系，保障中学档案职能的有效执行。

（四）中学档案管理工作缺乏重视

档案管理的效率是衡量其工作成效的关键指标。如果缺乏有效的管理措施，档案管理在教育教学中的作用将大打折扣。目前，中学的档案保管还处于起步阶段，全面的、深入的管理还未能实现，工作效率参差不齐。学校管理层对于档案管理员的不够重视，导致资源投入不足，影响到了档案管理的正常运作。另外，由于对档案工作缺乏足够的重视，使得相关人员难以专心致志，档案在检索和归档过程中频繁出现失误。因此，学校管理层对档案管理的态度直接影响着档案工作的成效。只有更新观念，正确看待档案管理的重要性，才能促进档案工作的有序进行，提高工作效率，达到新课程标准的要求。

二、提高中学档案工作效能的途径

（一）强化职员业务技能

在中学管理体系中，每一位员工都扮演着业务环节中的关键角色，他们的专业技能与操作熟练度是决定中学运作效率和成效的核心因素。因此，提升员工的专业能力显得尤为关键。首先，组建一支专业的资料管理小组，开展定期的内部沟通活动，以保证各部门之间的工作能够高效且顺畅地推进。通过同事间的互动与交流，积累工作经验，进而将这些经验内化为自身的职业技能。其次，提升档案管理意识，确保所有管理层成员都能以严谨、细致、负责的态度对待档案工作。此外，档案管理员应定期参与专业训练，以获得必要的知识和技能支持，并在训练中不断提升自我。同时，关注时代的变化，保证员工的专业水平能够与时俱进。通过这些措施，能够显著提高员工的专业素质，从而为档案管理工作提供更加稳固的支持。

（二）打造健全的文档管理体系

面对新时代的要求，学校在构建档案管理体系时，应从根本上解决问题。从学校的角度出发，确保建立的档案管理体系能够满足学校自身及时代发展的需求。首先，实施奖惩机制以激励职员，并对他们的工作表现进行评估。对档案管理员进行评价，并根据评价结果实施奖惩，以此推动档案管理工作的优化。其次，加强管理体系建设，使职员能够更加专注于本职工作，确保档案整理和报告工作的及时性与准确性。此外，构建管理系统以确保安全，使每个工作环节都在实时监控下进行。实时监控还能及时发现职员的不当行为，作为处罚的依据，保障管理工作的正常运转。同时，要为档案工作提供充足的经费支持，避免因资金投入不足而导致管理问题。这些措施的有效执行，将有助于完善当前档案管理体系的建设。

（三）优化档案信息技术的应用

将互联网信息技术与中学档案管理相结合，是适应时代发展的必由之路。但在实际应用过程中，还存在一些缺陷。因此，管理者需要重视信息技术的运用，并将其高效地融入到档案管理中。利用尖端的信息技术将纸质文件转化为电子档案，通过电子化存储、分类和检索，极大提高了档案管理的效率和质量。这种方法不仅简化了工作流程，减少了档案损坏和遗失的风险，而且利用专业的文件数字化设备，还能完成文档装订等复杂操作。

（四）健全的管理制度

档案管理活动需在严格控制的条件下展开，以免受到外界不良因素的干扰。这一做法极大提升了档案处理的工作效率。在此过程中，需设立独立的档案存放室，用以收藏各类文件资料。档案保管环境的维护工作由具备专业知识的人员担当。同时，对档案管理活动进行细致规划，制定出部门的具体实施计划。打造一套科学化的管理架构，确保各类文件能够高效地分类归档，并且有能力应对多样化的文件类型。文件资料的电子化存储是关键一环。此外，还需根据文件的实际重要性，制订相应的管理策略，特别是要重视文件的重要性等级。对于关键文件，需对其各类信息进行详尽的记录，例如文件的注册时间、接收状况等。文件资料的保存、维护、保护和管理工作都制定了详尽的规章制度，以确保文件资料的安全性和完整性。

结束语

中学档案管理工作是学校管理中不可或缺的一环，通过有效的措施提升档案管理工作效率对于提高学校管理水平至关重要。本文结合中学档案管理工作存在的问题，提出了有效的提升工作效率的方式，希望能为中学档案管理工作的改进提供一定的参考。期望在不久的将来，通过各方的共同努力，中学档案管理工作能够更加规范高效，为学校管理提供更好的支持和保障。

参考文献：

[1]赵力.中学档案管理工作问题与工作效率提升方式[J].办公室业务，2020(11)：56-57．

[2]曾小亮.中学档案管理工作问题与工作效率提升方式[J].文学教育(下)，2018(3)：115．