中小型水利工程竣工验收中档案管理存在的问题及对策

中小型水利工程竣工验收中档案管理存在的问题及对策

胡乐军

枣庄坤泽置地开发有限公司277100

摘要：在当前中小型水利工程建设过程中，为了更好地保证整个工程的施工质量，必须重视档案管理，这样才能更好地为水利工程带来强大的数据信息。对于整个水利工程来说，档案可以更好地让相关人员了解整个工程的设计、施工和竣工验收情况。在整个档案管理中，竣工验收环节的数据整理对水利工程非常重要，尤其是当下，档案管理存在一些隐患，需要相关人员解决。本文主要分析了日常档案管理中存在的问题，提出了如何更好地管理竣工验收环节的档案。

关键词：中小型水利工程；竣工验收；档案管理

一、水利工程竣工验收中档案管理存在的问题

（一）文件信息不规范

档案管理的质量水平在很大程度上取决于档案信息的标准化，信息内容的不标准将导致后续工作的困难。通过对文件内容的了解，发现数据中仍存在一些问题，如格式不规范、记录信息不完整，甚至缺乏相关程序和签名。这部分数据的缺乏是非标准文档信息的体现，这些问题导致文件不符合相关要求，工程验收无法按期完成，严重阻碍了工程进度，威胁到了水利工程的可持续稳定发展。

（二）文件提交不完整

除了对文件的规范性要求外，文件管理对文件的完整性也有一定的要求，文件的完整性能够反映项目的整体情况，并尽可能保证其全面性和准确性。目前，管理工作面临很多问题，如缺少早期文件、丢失原有项目、缺少相关审批文件等，在实际施工过程中，设计方案可能会发生变化，这部分信息记录需要及时更新。在收集信息的过程中，我们可能会面临即时性问题，因此信息缺乏准确性，借阅文件也导致文件丢失，管理体系的不完善大大降低了文件的完整性，影响了项目的发展[1]。

（三）文件整编不规范

在对文件信息的整理和分析方面也有一定的不足，文件的分类不够详细、界定标准不够明确，后续工作实施的难度将得到进一步的提升。在实际工作中，管理人员没有根据文件的资料内容进行详细的分类，排放顺序也没有规律，并且没有编写相应的资料目录，对项目名称的编写没有规范性。就像一本没有分章节、没有目录摘要、没有正确排序的书，严重阻碍了后续工作的有序进行，进一步阻碍了水利工程的发展。

二、造成管理工作存在问题的原因

（一）缺乏对档案管理工作的重视

作为一个牵涉范围广泛、专业性强且工程量很大的专业，在水利工程档案管理的实践研究活动中，也凸显出了对施工时各参与方档案的管理认识比较薄弱，施工承包方、发包方以及监理方之间往往没有配备专门档案管理人员的现象。实际管理工作中，业主单位往往对工程建设阶段的档案管理要求敷衍应付，而工程发包方又往往未能及时按照资料管理的有关规定，监督施工方对工程建设资料做好存档管理工作。同时，监理单位也往往忽略了针对工程项目内业档案保管工作的内部监管，而只关注于项目工程外业监管，也因此，由于工程项目中各主要参与者档案保管意识的淡漠，也不能严格地依照规范进行查阅水利工程资料，并对水利工程档案加以梳理与移交，往往总是等到突击检查前或在竣工验收后临时组织工作人员收集水利工程资料，从而导致了水利档案管理的不完善。

（二）工程管理制度的不健全

管理体制是管理工作有序发展的重要基础，管理体制不完善是档案管理效果不理想的根本原因。管理体系不完善，包括结构不合理、资源配置不合理、职责分工不明确、设备管理不到位、监管不力等，如相关信息的存储设备没有定期维护升级，各方面性能持续下降。由于职责分工不明确，工作内容混乱，缺乏管理环节，其中监督也是管理体系的关键之一，监督主要负责相关人员的监督管理、工作结果的验收和工作质量的评估，监督不足都会导致管理失控。在实际项目中，不仅缺乏完善的管理体系，而且缺乏足够的执行力[2]。行政权力决定着管理制度的实际效果，一旦行政权力减少，改进管理制度的价值将无法充分体现。

三、水利工程竣工验收中档案管理工作的优化措施

（一）强化管理意识，树立正确的管理观念

管理意识作为工作的基本前提，无疑能对管理工作开展造成直接影响，因此需要加强管理意识，为后续的工作奠定基础。可以从以下三个方面加强管理的管理概念：(1)作为中小型水利工程整体系统管理的工作，需确保每一个阶段、每一个细节的工作质量，及各项工作的实施；(2)档案管理和施工进度的进展工作是一致的，即在实际建设与档案管理的同时，避免信息丢失和混淆，为后续整理文件工作奠定良好的基础；(3)加强对相关人员的管理意识，保持和各部门之间的沟通频率，提高沟通的效率和配合默契，从上到下，从内到外建立一个正确的管理的概念。

(二)建立完善的管理体系，构建良好的管理系统

健全的管理制度是有效实施管理工作的基石，针对管理系统中存在的问题，有以下三种方式可以有针对性地解决：(1)为每个员工明确责任分工，确保任务的实施；(2)建立档案管理部门的统一管理，合理设计团队结构和人员结构，结合实际情况，人员分配，达到相对统一的质量管理工作水平，更好的管理和控制；(3)相关的质量标准为标准化工作和细则工作的细节和要求，结合工程特点不断优化管理系统。

（三）确保管理工作的有效落实，提升管理工作的效果

首先，文件管理效果的提升必须从项目实施的早期阶段开始，同步施工进度，收集和组织信息，确保信息的及时性，与此同时，管理整个施工过程的各种信息，并检查数据的完整性和准确性，在项目竣工验收环节及时完成文件管理，确保验收工作的顺利进行。其次，应对文件进行监督工作，同步有关单位和项目法人参与监管流程，明确各自责任。最后，在进行档案的验收时需要规范验收标准，严格控制档案质量。按照验收标准的档案信息进行全面审计，确保各种签名、程序、报告、图纸和其他文件的齐全，使管理工作达到理想水平[3]。

（四）加强管理团队建设，提高管理水平

加强管理团队的建设可以促进管理团队的技术水平和综合素质，增强团队的核心竞争力。管理工作复杂的特点，会导致进展的相对困难，这需要引进国际先进技术，结合技术人员的特点进行训练，主要是通过理论与实际情况相结合的方法开展管理工作，不限制传统的管理方式，科学档案管理。通过管理人员的知识结构更新和完善，进一步提高团队管理能力和管理水平，为整个团队的建设来提高管理工作的整体水平。

四、结语

中小型水利工程档案管理工作的质量标准是重要的影响因素，项目竣工验收工作也是水利工程发展的基础。在本文中，根据档案管理工作中存在的问题，对问题的根本原因进行分析，给出科学合理的优化措施。在实际水利工程档案管理中，完善管理制度，加强管理的实现和管理团队的全面建设，可以有效地避免问题的发生，使档案管理工作的水平等进一步加强，保证水利工程建设的可持续发展。

参考文献：

[1] 张启军. 试论如何加强水利工程档案的管理[J]. 兰台内外，2021(27)：56-57.

[2] 张丽波. 新形势下创新水利工程档案管理的途径[J]. 百科论坛电子杂志，2021(23)：1088-1089.

[3] 白萍丽. 冯家山水库水利工程档案管理存在的问题及对策[J]. 陕西水利，2014(4)：40-41.

姓名：胡乐军（1993.05）；

性别：男,籍贯：山东省枣庄市人,民族：汉族,

学历：本科，毕业于山东农业大学；

现有职称：助理工程师；研究方向：水利工程；

单位及邮编：枣庄坤泽置地开发有限公司277100；单位所在地：山东省枣庄市薛城区长白山路3859号昂立大厦

邮寄地址和邮编以及电话：山东省枣庄市峄城区峄山路天天过年水饺店，胡乐军收，

电话：19963205555