关于提升办公室文书档案管理工作的几点思考

关于提升办公室文书档案管理工作的几点思考

龚艳

关键词：文书档案；创新；完善；工作管理；弊端

引言

文书档案是机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的，由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓，包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等。这种记载方式得到各机关单位、企业及社会团体等的普遍认可。文书档案的收集和归档是常用的，同时也是应用最为广泛的一种管理方式，所以，我们要更好更深入地开展对文书档案的收集与归档工作管理的开发，为企业的发展提供更多便利。

1办公室文书档案管理的基本特点

和一般的管理活动相比，办公室文书档案管理工作的特点极为突出，注重对资料的收集和保存，涉及的内容较多，包括一些文件物品以及一些人事报告、发展过程记载、事件发生等。传统的文书档案记录和保存形式为纸质版本，如今更多的是电子版，需要完成对文书档案的收集、整理、鉴定、保管等。在文书工作部分中，以文书工作作为重点涉及文件的形成、立卷、移交、归档等运转过程，这也是档案的形成过程，因此档案管理工作需要以文书工作作为基础。文书档案的载体较为多样性，包含的内容涉及党群、行政、经营、生产、财务、人力资源等多方面，在保存载体上，不仅仅是纸质和电子档案，还包括音频、视频、照片、磁盘等记录的内容。

2办公室文书档案管理中存在的问题

2.1对文书档案管理工作的重视不够

从我国企业的文书档案管理现状来看，不难发现很多企业存在着对文书档案管理不够重视的问题。当前，很多企业仍然将文书档案管理视为单一整理文件的工作，对其没有一个深刻的认识，没有对文书档案进行有效管理的意识，从而没有发挥出文书档案的实际功能。因此，一些企业对文书档案管理的重视程度较低，忽略了对文书档案管理工作的投入，使得文书档案管理工作的功能大大降低。

2.2文书工作和档案工作缺乏紧密的衔接

文书档案管理由文档和档案组成。两者密切相关，因此，在管理文书档案的过程中，必须使两者紧密集成并合并为一个整体。文档和档案之间可以相互合作，相互促进，形成更加全面和完整的管理体系。但是，在新时代的实际管理中，管理子模块的主要方法是分开工作，不可能形成一个完整的系统，形式上存在分化现象。这种管理方法拉大了文书和档案管理之间的距离，在某种程度上导致了它们之间出现了一定的偏差，这也大大影响了文书档案管理的工作质量。

2.3办公室文书档案管理人员专业素质不足

虽然办公室工作非常复杂，对于参与的工作人员要求素质较高，但在具体工作开展过程中档案管理人员对于文书档案管理工作能力水平有限，缺少相应的理论和专业技能，很难满足办公室文书档案管理需求。加之将年龄较大的人员分配到文书档案管理工作岗位，由于这些人缺少学习动力，在一定程度上影响了办公室文书档案管理工作效率。

2.4办公室文书档案管理工作制度体系不够完善

一些单位只是将档案进行简单的分类整理，甚至部分工作人员在档案工作整理过程中并没有严格按照操作流程，导致部分档案流失。加之由于当前办公室文书档案管理工作体系不健全，部分部门和个人在推进档案管理工作过程中存在责任推诿等问题，同时档案管理工作分工不够明确，部分工作人员在档案管理工作开展过程中缺少相应的工作依据，也使得档案管理工作步履维艰。

3办公室文书档案管理中问题的解决对策

3.1加强对文书档案管理的重视

企业要想做好文书档案管理工作，提高文书档案管理水平，应当首先改变思想观念。对此，企业领导应当深刻认识到文书档案管理的重要性，才能有效地保障办公室文书档案管理工作的顺利开展。领导重视加大对文书档案管理方面的投入，也是档案管理工作的一大助力。同时，企业领导应当根据企业自身的发展需求，将文书档案管理的特点考虑在内，制定出关于文书档案管理工作的决策，正确规范和指导文书档案管理工作。

3.2完备文书档案管理工作的规章制度

档案使用单位应严格依据《中华人民共和国档案法》、地方档案管理相关法律法规及上级单位档案管理部门相关管理规定制定本单位的文书档案管理规定，签订文书档案管理工作责任书，明确管理人员的工作责任，细化管理分工，每个环节落实到人。档案使用单位也可以成立档案审核小组，每年度按照档案规章制度系统地对每个环节的档案管理员工作进行量化考核评议，查漏补缺，对于业务能力强者给予表扬或适当的奖励，对违反制度者公开批评或适度惩罚。

3.3提升办公室档案管理工作人员综合素质

无论是档案管理工作的具体开展，还是档案管理制度的具体落实，都需要工作人员来完成，因此有必要提升工作人员思想认识，严格规范相关流程，加强工作人员的业务能力培养，进一步提升工作人员综合能力和素质，以便更好地开展文书档案管理工作。

3.4统一文书档案记录标准

文书档案管理是需要在相应的文件基础上完成的，其文件信息的质量直接决定了文书档案管理工作的质量和效率。因此，在管理过程中需要各个部门做好相应的衔接过程，重视文书档案管理工作，各个部门的文书档案在形成过程中，其管理人员需要统一相应的记录标准，确保文书档案完整率。在形成档案时，认真填写文书档案“0~5大类”分类号、文件类型、拟稿人、经办人、页数等基本信息。在文书档案的移交过程中做好登记，避免文件的丢失。收集完成的文书档案统一分类、编目、保管，方便之后的查阅和提供利用，提高文书档案管理工作的效率和质量。

3.5加大宣传，结合实际工作制定措施

领导者必须发挥自己的领导作用，并组织宣传管理文书档案的重要性。他们应该从思考的角度正确理解这项工作，以便他们能够更好地管理自己的行为，并更好地协调他们的行动及管理工作。为此，领导应监督和鼓励有关部门根据企业发展的实际情况定期组织相关会议，并能够战略性地组织文书档案管理工作。同时，有必要妥善处理文书档案的管理，不仅要在部门之间进行推广，还要在其他部门实施工作，使企业内各个部门都能充分认识到文书档案管理的重要性。特别是在新时代，信息技术的迅速发展被广泛用于管理文书档案的工作中，信息系统的创建是文书档案管理的必然趋势。因此，管理者必须跟上时代的步伐，在管理决策工作中引入文书档案管理工作作为参考。

结语

总之，办公室文书档案管理工作是办公室工作的重要组成部分，文书档案工作对于企业和组织的长远发展具有着极其关键的作用，高水平的办公室文书档案管理有利于企业的长远发展和日常经营。因此，办公室主要领导和具体工作人员应该充分重视文书档案管理工作的重要意义，加强文书档案管理工作人员教育，加强与其他部门之间沟通，实现办公室档案管理规范化、正规化，切实提升办公室工作水平。

参考文献

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